Группировка данных
Когда вы подготавливаете каталог товаров с ценами, было бы неплохо побеспокоиться об удобстве его использования. Большое количество позиций на одном листе вынуждает использовать поиск, но что, если пользователь только делает выбор и не имеет представления о наименовании? В Интернет-каталогах проблема решается созданием групп товаров. Так почему бы и в книге Excel не сделать так же?
Организовать группировку достаточно просто. Выделите несколько строк и нажмите кнопку Группировать на вкладке Данные (см. рис. 1).
Рисунок 1 – Кнопка группировки
Затем укажите тип группировки – по строкам (см. рис. 2).
Рисунок 2 – Выбор типа группировки
В итоге мы получаем… не то, что нам нужно. Строки товаров объединились в группу, указанную под ними (см. рис. 3). В каталогах обычно сначала идёт заголовок, а потом содержимое.
Рисунок 3 – Группировка строк «вниз»
Это отнюдь не ошибка программы. Видимо, разработчики посчитали, что группировкой строк занимаются в основном составители финансовой отчётности, где итоговый результат выводится в конце блока.
Чтобы группировать строки «вверх» нужно изменить одну настройку. На вкладке Данные нажмите на маленькую стрелочку в нижнем правом углу раздела Структура (см. рис. 4).
Рисунок 4 – Кнопка, отвечающая за вывод окна настроек структуры
В открывшемся окне настроек снимите флажок с пункта Итоги в строках под данными (см. рис. 5) и нажмите кнопку ОК .
Рисунок 5 – Окно настроек структуры
Все группы, которые вы успели создать, автоматически изменятся на «верхний» тип. Разумеется, установленный параметр повлияет и на дальнейшее поведение программы. Однако снимать этот флажок вам придётся для каждого нового листа и каждой новой книги Excel, т.к. разработчики не предусмотрели «глобальной» установки типа группировки. Точно также нельзя использовать различные типы групп в пределах одной страницы.
После того, как вы распределили товары по категориям, можно собрать категории в более крупные разделы. Всего предусмотрено до девяти уровней группировки.
Неудобство при использовании данной функции заключается в необходимости нажимать кнопку ОК во всплывающем окошке, а собрать несвязанные диапазоны за один подход не удастся.
Рисунок 6 – Многоуровневая структура каталога в Excel
Теперь вы сможете раскрывать и закрывать части каталога, щёлкая по плюсам и минусам в левой колонке (см. рис. 6). Чтобы развернуть весь уровень, нажмите на одну из цифр в верхней части.
Чтобы вывести строки на более высокий уровень иерархии, воспользуйтесь кнопкой Разгруппировать вкладки Данные . Полностью избавиться от группировки можно при помощи пункта меню Удалить структуру (см. рис. 7). Будьте внимательны, отменить действие невозможно!
Рисунок 7 – Снимаем группировку строк
Закрепление областей листа
Достаточно часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость закрепить некоторые области листа. Там могут располагаться, например, заголовки строк / столбцов, логотип компании или другая информация.
Если вы закрепляете первую строку или первый столбец, то всё очень просто. Откройте вкладку Вид и в раскрывающемся меню Закрепить области выберите соответственно пункты Закрепить верхнюю строку или Закрепить первый столбец (см. рис. 8). Однако одновременно и строку, и столбец таким образом «заморозить» не удастся.
Рисунок 8 – Закрепляем строку или столбец
Чтобы снять закрепление, выберите в том же меню пункт Снять закрепление областей (пункт заменяет собой строку Закрепить области , если на странице применена «заморозка»).
А вот закрепление нескольких строк или области из строк и столбцов осуществляется не так прозрачно. Вы выделяете три строки, щёлкаете по пункту Закрепить области , и… Excel «замораживает» только две. Почему так? Возможен ещё более плохой вариант, когда области закрепляются непредсказуемым образом (например, вы выделяете две строки, а программа ставит границы после пятнадцатой). Но не будем списывать это на недосмотр разработчиков, потому что единственный правильный вариант использования данной функции выглядит по-другому.
Вам нужно щёлкнуть мышью по ячейке ниже строк, которые вы хотите закрепить, и, соответственно, правее закрепляемых столбцов, а уже потом выбрать пункт Закрепить области . Пример: на рисунке 9 выделена ячейка B 4 . Значит, закрепляться будут три строки и первый столбец, которые останутся на своих местах при прокрутке листа как по горизонтали, так и по вертикали.
Рисунок 9 – Закрепляем область из строк и столбцов
Вы можете применить фоновую заливку для закреплённых областей, чтобы указать пользователю на особенное поведение данных ячеек.
Поворот листа (замена строк на столбцы и наоборот)
Представьте такую ситуацию: вы несколько часов работали над набором таблицы в Excel и вдруг поняли, что неверно спроектировали структуру – заголовки столбцов следовало бы расписать по строкам или строки по столбцам (это не имеет значения). Набирать всё вручную заново? Ни за что! В Excel предусмотрена функция, позволяющая осуществить «поворот» листа на 90 градусов, переместив таким образом содержимое строк в столбцы.
Рисунок 10 – Исходная таблица
Итак, мы имеем некоторую таблицу, которую нужно «повернуть» (см. рис. 10).
- Выделяем ячейки с данными. Выделяются именно ячейки, а не строки и столбцы, иначе ничего не получится.
- Копируем их в буфер обмена сочетанием клавиш
или любым другим способом. - Переходим к пустому листу или свободному пространству текущего листа. Важное замечание: вставлять поверх текущих данных нельзя!
- Вставляем данные комбинацией клавиш
и в меню параметров вставки выбираем вариант Транспонировать (см. рис. 11). Как вариант, вы можете использовать меню Вставить со вкладки Главная (см. рис. 12).
Рисунок 11 – Вставка с транспонированием
Рисунок 12 – Транспонирование из главного меню
Вот и всё, поворот таблицы выполнен (см. рис. 13). При этом форматирование сохраняется, а формулы изменяются в соответствии с новым положением ячеек – никакой рутинной работы не потребуется.
Рисунок 13 – Результат после поворота
Показ формул
Иногда возникает ситуация, когда вы не можете найти нужную формулу среди большого количества ячеек, либо просто не знаете, что и где следует искать. В этом случае вам пригодится возможность вывести на лист не результат вычислений, а исходные формулы.
Нажмите кнопку Показать формулы на вкладке Формулы (см. рис. 14), чтобы изменить представление данных на листе (см. рис. 15).
Рисунок 14 – Кнопка «Показать формулы»
Рисунок 15 – Теперь на листе видны формулы, а не результаты расчёта
Если вам трудно сориентироваться по адресам ячеек, отображаемым в строке формул, нажмите кнопку Влияющие ячейки со вкладки Формулы (см. рис. 14). Зависимости будут показаны стрелками (см. рис. 16). Для использования этой функции сначала следует выделить одну ячейку.
Рисунок 16 – Зависимости ячейки показаны стрелками
Скрываются зависимости нажатием кнопки Убрать стрелки .
Перенос строк в ячейках
Достаточно часто в книгах Excel встречаются длинные надписи, не помещающиеся в ячейку по ширине (см. рис. 17). Можно, конечно, раздвинуть столбец, но не всегда этот вариант приемлем.
Рисунок 17 – Надписи не помещаются в ячейки
Выделите ячейки с длинными надписями и нажмите кнопку Перенос текста на Главной вкладке (см. рис. 18), чтобы перейти к многострочному отображению (см. рис. 19).
Рисунок 18 – Кнопка «Перенос текста»
Рисунок 19 – Многострочное отображение текста
Поворот текста в ячейке
Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст в ячейках нужно было разместить не по горизонтали, а по вертикали. Например, чтобы подписать группу строк или узкие столбцы. В Excel 2010 имеются средства, позволяющие повернуть текст в ячейках.
В зависимости от своих предпочтений вы можете пойти двумя путями:
- Сначала создать надпись, а потом её повернуть.
- Настроить поворот надписи в ячейке, а потом ввести текст.
Варианты различаются незначительно, поэтому рассмотрим только один из них. Для начала я объединил шесть строк в одну при помощи кнопки Объединить и поместить в центре на Главной вкладке (см. рис. 20) и ввёл обобщающую надпись (см. рис. 21).
Рисунок 20 – Кнопка объединения ячеек
Рисунок 21 – Сначала создаём горизонтальную подпись
Рисунок 22 – Кнопка поворота текста
Можно дополнительно уменьшить ширину столбца (см. рис. 23). Готово!
Рисунок 23 – Вертикальный текст ячейки
Если есть такое желание, угол поворота текста вы можете задать вручную. В том же списке (см. рис. 22) выберите пункт Формат выравнивания ячейки и в открывшемся окошке задайте произвольный угол и выравнивание (см. рис. 24).
Рисунок 24 – Задаём произвольный угол поворота текста
Форматирование ячеек по условию
Возможности условного форматирования появились в Excel уже давно, но к версии 2010 года были значительно усовершенствованы. Возможно, вам даже не придётся разбираться в тонкостях создания правил, т.к. разработчики предусмотрели множество заготовок. Давайте посмотрим, как пользоваться условным форматированием в Excel 2010.
Первое, что нужно сделать – выделить ячейки. Далее, на Главной вкладке нажмите кнопку Условное форматирование и выберите одну из заготовок (см. рис. 25). Результат будет отображаться на листе сразу, поэтому вам не придётся долго перебирать варианты.
Рисунок 25 – Выбираем заготовку условного форматирования
Гистограммы выглядят достаточно интересно и хорошо отражают суть информации о цене – чем она выше, тем длиннее отрезок.
Цветовые шкалы и наборы значков можно использовать для индикации различных состояний, например, переходы от критических затрат к допустимым (см. рис. 26).
Рисунок 26 – Цветовая шкала от красного к зелёному с промежуточным жёлтым
Вы можете комбинировать гистограммы, шкалы и значки в одном диапазоне ячеек. Например, гистограммы и значки на рисунке 27 показывают допустимую и чрезмерно низкую производительность устройств.
Рисунок 27 – Гистограмма и набор значков отражают производительность некоторых условных устройств
Чтобы удалить условное форматирование ячеек, выделите их и в меню условного форматирования выберите пункт Удалить правила из выделенных ячеек (см. рис. 28).
Рисунок 28 – Удаляем правила условного форматирования
Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи.
Использование фильтров
Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию в большой таблице и представлять её в компактном виде. Например, из длинного списка книг можно выбрать произведения Гоголя, а из прайс-листа компьютерного магазина – процессоры Intel.
Как и большинство других операций, фильтр требует выделения ячеек. Однако выделять всю таблицу с данными не потребуется, достаточно отметить строки над нужными столбцами данных. Это значительно увеличивает удобство от использования фильтров.
После того, как ячейки выделены, на вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите пункт Фильтр (см. рис. 29).
Рисунок 29 – Создаём фильтры
Теперь ячейки преобразятся в раскрывающиеся списки, где вы можете задать параметры выборки. Например, мы ищем все упоминания про Intel в столбце Наименование товара . Для этого выбираем текстовый фильтр Содержит (см. рис. 30).
Рисунок 30 – Создаём текстовый фильтр
Рисунок 31 – Создаём фильтр по слову
Впрочем, гораздо быстрее добиться того же эффекта, вписав слово в поле Поиск контекстного меню, показанного на рисунке 30. Зачем тогда вызывать дополнительное окно? Оно пригодится в том случае, если вы хотите указать несколько условий выборки или выбрать другие параметры фильтрации (не содержит , начинается с…, заканчивается на… ).
Для числовых данных доступны другие параметры (см. рис. 32). Например, можно выбрать 10 наибольших или 7 наименьших значений (количество настраивается).
Рисунок 32 – Числовые фильтры
Фильтры Excel предоставляют достаточно богатые возможности, сравнимые с выборкой запросом SELECT в системах управления базами данных (СУБД).
Отображение информационных кривых
Информационные кривые (инфокривые) – нововведение в Excel 2010. Эта функция позволяет отобразить динамику изменения числовых параметров прямо в ячейке, не прибегая к построению диаграммы. Изменения в числах будут сразу же показаны на микрографике.
Рисунок 33 – Инфокривая Excel 2010
Чтобы создать инфокривую, нажмите на одну из кнопок в блоке Инфокривые на вкладке Вставка (см. рис. 34), а затем задайте диапазон ячеек для построения.
Рисунок 34 – Вставка инфокривой
Как и диаграммы, информационные кривые имеют множество параметров для настройки. Более подробное руководство по использованию данного функционала описано в статье .
Заключение
В статье были рассмотрены некоторые полезные возможности Excel 2010, ускоряющие работу, улучшающие внешний вид таблиц или удобство использования. При этом не имеет значения, создаёте ли вы файл сами или используете чужой – в Excel 2010 найдутся функции для всех пользователей.
Даже если вы совсем новичок в Excel и в программировании на VBA, вы можете легко записать макрос и автоматизировать часть своей работы. В этой статье речь я расскажу все, что вам нужно знать, чтобы начать работу с созданием макросов в Excel.
Создание календаря в Excel на целый год с указанием праздничных и выходных дней. Вы можете сразу скачать календарь в Excel или же потратить 15 минут и научиться делать его самостоятельно, параллельно открыв для себя новые возможности Excel.
Очень простая и удобная фишка Excel. Если у Вас в рабочей книге много однотипных листов и Вам необходимо проделать одну и ту же операцию на каждом листе. Обычно на одном листе Вы проделываете эту операцию, а затем повторяете ее на других листах. Это очень долго. Но есть способ проще - работа с группой листов.
Листы Excel, состоящие из ячеек, сами являются таблицами, в которых в крайнем слева столбце уже стоят номера строк, а в верхней строке – буквы, обозначающие названия столбцов. Но на практике требуются таблицы определенного размера, то есть содержащие заданное число строк и столбцов.
При работе с данными в Excel может понадобиться их упорядочить. Например, в большой организации нужен список сотрудников в алфавитном порядке фамилий, а также списки их в порядке убывания или возрастания стажа работы, возраста или размера зарплаты. Для решения этой задачи не требуется вводить данные несколько раз. С помощью механизма сортировки в Excel легко отсортировать имеющиеся данные в нужном порядке.
Сводные таблицы – это один из мощнейших инструментов для анализа данных. С помощью него можно быстро консолидировать большие массивы данных, и моментально анализировать информацию с разных сторон. Возможности сводных таблиц позволяют в режиме конструктора сгруппировать данные, сделать промежуточные итоги по разным полям и много другое.
Многие пользователи Excel и мы в том числе не советуем использовать объединенные ячейки, так как это может привести к проблемам, которые описаны в этой статье. Однако не стоит быть столь категоричными, главное знать как их избежать и уметь пользоваться альтернативами.
Бывают такие напряженные дни в офисе, когда к вечеру готов рвать и метать, орешь на коллег, а порой даже хочется прибить кого-нибудь. Нужно просто расслабиться и выпустить пар, поиграть в какую-нибудь игру. Но вот, незадача: все игры заблокированы айтишниками.. Это стрелялка - спасение, она запускается в Excel, и ничем не отличается от любого рабочего документа.
Иногда приходится обрабатывать большой набор статистических данных. Часто в этих случаях нужно отбросить недостоверные значения, ошибки эксперимента - точки выброса. И хорошо когда выборка объемом 10-20 значений. А как обрабатывать данные на 100, 1000 или более больших выборках? Вам поможет данная надстройка!
C момента появления именованных стилей в Excel (начиная с версии 2007 года) на этот инструмент мало кто обращает должного внимания. А зря, так как именованные стили экономят время на форматирование документа и придают ему единый "корпоративный" стиль
В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивают. К таковым относятся Таблицы Excel . Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.
Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».
Создание Таблицы Excel
В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.
Чтобы преобразовать этот диапазон в Таблицу, следует выделить любую ячейку и перейти Вставка → Таблицы → Таблица
либо нажать горячую клавишу Ctrl+T .
Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.
Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.
Перед тем как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.
Структура и ссылки на Таблицу Excel
Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор , которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.
Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен .
А также при наборе формулы вручную.
Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.
=Отчет[#Все]
– на всю Таблицу
=Отчет[#Данные]
– только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки]
– только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги]
– на итоги
=Отчет[@]
– на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи]
– на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи]
– на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»
Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).
Выбираем нужное клавишей Tab . Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.
Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»
СУММ(D2:D8)
то она автоматически переделается в
А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.
Свойства Таблиц Excel
1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.
2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.
Очень удобно, не нужно специально закреплять области.
3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.
4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.
Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.
5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.
6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется во все остальные. Не нужно вручную протягивать.
Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.
Настройки Таблицы
В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.
С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц
можно внести следующие изменения.
— Удалить или добавить строку заголовков
— Добавить или удалить строку с итогами
— Сделать формат строк чередующимися
— Выделить жирным первый столбец
— Выделить жирным последний столбец
— Сделать чередующуюся заливку строк
— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию
В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.
В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.
В группе Инструменты можно создать сводную таблицу , удалить дубликаты , а также преобразовать в обычный диапазон .
Однако самое интересное – это создание срезов .
Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез , выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,
и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.
Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.
Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.
Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).
Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры . В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.
Ограничения Таблиц Excel
Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.
1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).
2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.
3. Невозможно вставить промежуточные итоги.
4. Не работают формулы массивов.
5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.
Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.
Ниже можно посмотреть видеоурок о Таблицах Excel.
«Сам Господь Бог создал программу EXCEL и подарил ее Бил Гейтсу»
Виноградов В.Ю
Программа EXCEL входит состав стандартного пакета Microsoft Office наряду с другими полезными и не очень творениями фирмы Microsoft. Но, на мой взгляд, EXCEL на много выделяется по своей функциональности от своих собратьев. Хотя, общаясь с пользователями ПК, я обнаружил, что многие в своей жизни запросто обходятся без этой восхитительной программы. И это понятно, ведь программа EXCEL это лучший, а иногда и главный помощник для бухгалтера, менеджера, налогового инспектора, конечно же, аудиторов всех мастей. То есть для всех тех, кто нашу жизнь переводит в столбики цифр и пытается составить хоть какую-нибудь систему отчетности.
Скажу сразу, на этом сайте не будут описываться основы работы электронной таблицы EXCEL, здесь будут представлены приемы, облегчающие работы с EXCEL.
Не секрет, что любую операцию на ПК можно выполнить несколькими способами, и EXCEL в этом не исключение. Например, чтобы итоговою сумму выделить жирным шрифтом, необязательно брать в руки мышку и целиться курсором в букву Ж на панели инструментов, просто достаточно находясь в данной ячейке нажать одновременно нажать клавишу Ctr и цифру 2.
Вот именно таким приемам, которые я условно назвал "Хитрости EXCEL" и будет уделено внимание на моем сайте.
Хитрости EXCEL
На самом деле хитростей никаких нет, это просто виртуозное владение электронной таблицей EXCEL, которое же конечно, является желательным, но необязательным условием для работы с программой EXCEL. Но лично я думаю, что всегда нужно осваивать приемы которые облегчают нашу жизнь
И так, если Вы решили по новому взглянуть на программу EXCEL, то этот сайт для Вас, заходите, обучайтесь и пользуйтесь программой EXCEL виртуозно, зачем использовать мышку если есть волшебные клавиши.
1.Вставка строк и столбцов
Предположим, у нас есть несколько подряд идущих столбцов или строк, перед каждой из которых нужно вставить пустую (Excel вставляет пустые сверху от выделенной строки или слева от выделенного столбца). Это можно сделать за один заход.
Нужно выделить соответствующие строки или столбцы поодиночке:
выделить один, затем, не отпуская клавиши Ctrl, щелкнуть еще по одному, затем еще по одному и так далее.
Когда все строки или столбцы будут выделены - нажать "Вставить ячейки" из меню"Вставить" или из контекстного меню.
2.Трехмерная леталка в Excel 97
После тяжелой работы в Excel 97 можно немного расслабиться. Не выходя из этого же самого Excel"а, в который встроена красивая леталка. Чтобы ее запустить, нужно создать новый документ, нажать F5 и ввести в появившееся окошко значение X97:L97, после чего нажать Enter. Затем нужно нажать Tab, потом, не отпуская клавиш Ctrl+Shift, нажать мышкой кнопку "Мастер диаграмм". Все, наслаждайтесь, если компьютер потянет. Опытные "летуны" могут найти в поле монумент с бегущими по нему именами разработчиков Excel 97.
3.Быстрое выделение в Excel
Почти все действия в приложениях Microsoft Office можно успешно выполнять как мышкой, так и с клавиатуры. Второй вариант является даже более предпочтительным в случае монотонного и однообразного повторения действий, доведенных до автоматизма. Например, в Excel мы привыкли выделять строку и столбец, щелкая мышкой по соответствующим заглавным ячейкам слева и вверху. Но есть альтернативный способ - комбинации клавиш Ctrl+Spacebar ("Пробел") для выделения столбца и Shift+Spacebar - для выделения строки. Может быть, кому-то этот нехитрый метод чуть-чуть облегчит ежедневный труд.
4.Следующая ячейка для редактирования
После того, как в ячейке набран текст или цифры, мы жмем Enter и курсор сдвигается... на нижнюю ячейку. Это не всегда удобно - если нужно заполнять строки таблицы, например. В этом случае удобнее, чтобы курсор сдвигался вправо (или влево, если вы заполняете строки справа налево:-). Все это подвластно вашему контролю. В меню "Сервис"/"Параметры" есть закладка "Правка", где как раз находится пункт, отвечающий за то, в направлении какой ячейки будет переходить курсор после ввода. Можно ввести четыре варианта: "вниз" (по умолчанию), "вверх", "вправо" или "влево".
5.Навигация в Excel
Для быстрого перемещения по листу в Excel весьма кстати придутся "горячие" клавиши (кстати, они же работают и в Word). Вот некоторые из них: комбинация Ctrl+End перемещает курсор на последнюю заполненную ячейку рабочего документа, Ctrl+down - в последнюю ячейку столбца, причем Excel считает, что столбец должен быть непрерывным. Если он разрывается - значит, тут его конец. Комбинация Ctrl+up выполняет ту же функцию с точностью наоборот. Ctrl+right и Ctrl-left позволяют "перепрыгнуть" в последнюю и первую ячейку строки соответственно
6."Шапка" на каждой странице в Excel
Функция, необходимая каждому пользователю, кто работает с большими многостраничными документами в Excel. В этом случае зачастую необходимо, чтобы заголовок ("шапка") печатался на каждой новой странице, предваряя продолжение таблицы. По умолчанию ведь заголовок печатается только однажды в начале документа. Печать на каждой странице любых строк/колонок документа включается в меню "Файл"/"Параметры страницы" - закладка "Лист". Excel называет такие шапки "сквозными строками" и "сквозными страницами". Что ж, гораздо удобнее "колонтитулов". После введения значений или выбора нужных строк/столбцов мышкой - оцените результат с помощью "Предварительного просмотра".
7. Как спрятать данные в Excel
Для тех, кто боится, что цифры из его важного отчета в Excel увидят любопытные коллеги, которые случайно глянут на экран, Microsoft придумала выход. В рабочей книге Excel можно запросто "прятать" целые строки или столбцы. Для этого нужно их выделить и нажать "Спрятать" из контекстного меню, которое появлялется после нажатия правой кнопки мышы на выделение. Или выбрать этот же пункт в меню "Формат"/"Столбец" или "Строка". При этом все вычисления сохраняются, просто их не видно (даже на печати). Более того, можно спрятать целое окно книги ("Окно"/"Скрыть"). А затем можно все легко вернуть на место: выделите "спрятанную" строку или столбец (вместе с соседними) и нажмите "Отобразить" в том же меню.
8. Комментарии к формулам
Для тех, кто будет работать в Excel 2000 с вашей таблицей после вас, весьма полезно оставить комментарии, которые объясняют всю глубину вашей сверхчеловеческой логики, породившей такие вычисления. Комментарии можно вставлять прямо в ячейку с формулой таким способом: =A1+A2+N ("здесь комментарий") - для формулы =A1+A2.
9.Строка состояния...
Вы заметили, что "Строка состояния" Excel не содержит абсолютно никакой полезной информации? Когда вы отдыхаете, там висит надпись "Готово" (к работе, наверное), когда вводите данные - "Ввод" (но это мы и так знаем). Ну и, в принципе, все... Так что вполне логичным решением будет выключить отображение этой малополезной строки и освободить несколько миллиметров полезного места на экране. Это можно сделать в меню "Сервис"-"Параметры" (закладка "Вид") - выключить флажок "Отображать строку состояния".
10.Ненужное редактирование
В Excel для редактирования ячейки предназначено специальное поле под Панелью инструментов. Однако при двойном щелчке на ячейке можно редактировать прямо в ней, что многих раздражает из-за частых случайных ненужных правок. Функцию правки в ячейке после двойного щелчка на ней можно отключить в меню "Сервис" - "Параметры", закладка "Правка", пункт "Правка прямо в ячейке".
Метки:Вот некоторые простые способы, которые существенно улучшат пользование этой необходимой программой. Выпустив Excel 2010 , Microsoft добавил несметное количество , но они заметны далеко не сразу. «Так Просто!» предлагает тебе попробовать приемы, которые гарантированно помогут тебе в работе.
20 лайфхаков при работе с Excel
- Теперь ты можешь выделить все ячейки одним кликом. Нужно всего лишь найти волшебную кнопку в углу листа Excel. И, конечно, не стоит забывать о традиционном методе — комбинации клавиш Ctrl + A.
- Для того, чтобы открыть одновременно несколько файлов, нужно выделить искомые файлы и нажать Enter. Экономия времени налицо.
- Между открытыми книгами в Excel можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab.
- Панель быстрого доступа содержит в себе три стандартные кнопки, ты можешь легко изменить их количество до нужного именно тебе. Просто перейди в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа» и выбирай любые кнопки.
- Если тебе понадобилось добавить диагональную линию в таблицу для особого разделения, просто нажми на главной странице Excel на привычную иконку границ и выбери «Другие границы».
- Когда возникает ситуация, где надо вставить несколько пустых строк, делай так: выдели нужное количество строк или столбцов и нажми «Вставить». После этого просто выбери место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и все готово.
- Если тебе нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выдели ее и наведи мышку на границу. После этого перемести информацию туда, куда требуется. Если необходимо скопировать информацию, сделай ту же операцию, но с зажатой клавишей Ctrl.
- Теперь удалять пустые ячейки, так часто мешающие работе, невероятно легко. Можно избавиться от всех сразу же, просто выдели нужный столбец и перейди на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, ты попадешь в меню избавления от пустых полей.
- Искать что-то стало куда удобней. Нажав сочетание клавиш Ctrl + F, ты можешь найти любые необходимые тебе данные в таблице. А если еще и научиться использовать символы «?» и «*», можно значительно расширить возможности поиска. Знак вопроса — один неизвестный символ, а астериск — несколько. Если ты не знаешь точно, какой запрос вводить, этот метод обязательно поможет. Если же тебе нужно найти вопросительный знак или астериск и ты не хочешь, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставь перед ними «~».
- Неповторяющаяся информация легко выделяется с помощью уникальных записей. Для этого выбери нужный столбец и нажми «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Теперь поставь галочку и выбери исходный диапазон (откуда копировать), а также диапазон, в который нужно поместить результат.
- Создать выборку — раз плюнуть с новыми возможностями Excel. Перейди в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выбери условие, которое будет определять выборку. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователь будет получать сообщение, что информация неверна.
- Удобная навигация достигается простым нажатием Ctrl + стрелка. Благодаря этому сочетанию клавиш ты можешь легко перемещаться по крайним точкам документа. Например, Ctrl + ⇓ поставит курсор в низ листа.
- Для транспонирования информации из столбца в столбец скопируй диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликни правой кнопкой на нужное место и выбери специальную вставку. Как видишь, сделать это больше не является проблемой.
- В Excel можно даже скрыть информацию! Выдели нужный диапазон ячеек, нажми «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выбери нужное действие. Экзотическая функция, не правда ли?
- Текст из нескольких ячеек совершенно естественно объединяется в одну. Для этого выбери ячейку, в которую ты хочешь поместить соединенный текст и нажать нажать «=». Затем выбери ячейки, ставя перед каждой символ «&», из которых ты будешь брать текст.
- Регистр букв меняется по твоему желанию. Если тебе надо сделать все буквы в тексте прописными или строчными, можешь использовать одну из специально для этого предназначенных функций: «ПРОПИСН» — все буквы прописные, «СТРОЧН» - строчные. «ПРОПНАЧ» — первая буква каждого слова прописная. Пользуйся на здоровье!
- Чтобы оставить нули в начале числа, всего лишь поставь перед числом апостроф «’».
- Теперь в любимой программе есть автозамена слов — схожая с автозаменой в смартфонах. Сложные слова больше не беда, к тому же их можно подменять аббревиатурами.
- Следи за различной информацией в правом нижнем углу окна. А нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.
- Чтобы переименовать лист, просто нажми по нему два раза левой кнопкой мыши и введи новое название. Проще простого!
Пускай работа приносит тебе больше удовольствия и дается легко. Тебе понравилась эта познавательная статья? Отправь ее своим близким!
Это настоящая творческая лаборатория! Команда истинных единомышленников, каждый из которых специалист в своем деле, объединенных общей целью: помогать людям. Мы создаем материалы, которыми действительно стоит делиться, а источником неиссякаемого вдохновения служат для нас любимые читатели!
