Administrația din Sankt Petersburg
SECTORUL ADMINISTRATIV PRIMORSKY
MANAGEMENTUL TERITORIAL

Despre implementarea sistemelor electronice de management al documentelor
și munca de birou

1. Atribuiți responsabilitatea pentru pregătirea facilităților informatice ale departamentelor de management al biroului și ale rețelei locale (LAN) pentru implementarea sistemelor electronice de management al documentelor și managementului biroului (denumite în continuare EDMS) în conformitate cu cerințele specificațiilor tehnice private ( Anexa nr. 1 la Acordul nr. 1008/25-2000 din 23 august 2000) și implementarea măsurilor de asigurare a operabilității tehnice a sistemelor electronice de gestionare a evidenței, către șef al compartimentului sisteme informatice și baze de date a secției de economie. și achiziții urbane, Miroshnik M.I.

2. Atribuiți responsabilitatea pentru efectuarea operațiunii de probă a sistemelor, instruirea angajaților departamentelor de management al biroului și implementarea EDS în departamentele teritoriale șefului departamentului de afaceri, K.V. Gulyaev.

3. Șeful Departamentului de Sisteme Informaționale și Baze de Date al Departamentului de Economie și Comenzi Orașului Miroshnik M.I. și șeful departamentului de afaceri, Gulyaev K.V. împreună cu executantul general al proiectului ESED - Întreprinderea de Stat „Centrul de Dezvoltare Calculatoare” - să asigure funcționarea de probă a sistemelor electronice de evidență, pregătirea mijloacelor tehnice și efectuarea lucrărilor de recepție pentru introducerea sistemelor în mediul comercial. Operațiune.

4. Îmi rezerv controlul asupra executării comenzii.

Şeful administraţiei teritoriale
Yu.L.Osipov

Textul documentului se verifică după:
buletinul informativ oficial

Exemplu de formular de comandă pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (întocmit de experți din cadrul companiei Garant)

Ordin
privind implementarea unui sistem electronic de management al documentelor

[ zi lună an ]

În scopul [completați după cum este necesar], comand:

1. De la [data, lună, an] introduceți un sistem electronic de gestionare a documentelor [nume] în [numele persoanei juridice].

2. [Funcția, numele complet] în termen de [zi, lună, an] elaborează și aprobă procedura de gestionare a documentelor electronice.

3. Numiți [funcția, numele complet] ca responsabil pentru menținerea gestionării documentelor electronice.

4. [Posiție, Nume complet] organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise.

5. [Funcția, denumirea completă] introduce în politica contabilă a [denumirea persoanei juridice] regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice.

6. Numiți [funcția, numele complet] ca responsabil pentru formarea și semnarea documentelor electronice.

7. Ordinul trebuie comunicat tuturor diviziilor structurale ale organizației.

8. Îi încredințează controlul asupra executării ordinului [funcției, nume complet].

Următorii au fost familiarizați cu ordinul:

[funcție, semnătură, inițiale, prenume]

Exemplu de formular de comandă pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Dezvoltat de: Garant Company, iunie 2016

Versiunea actuală a documentului care vă interesează este disponibilă doar în versiunea comercială a sistemului GARANT. Puteți achiziționa un document pentru 54 de ruble sau puteți obține acces complet la sistemul GARANT gratuit timp de 3 zile.

Dacă sunteți utilizator al versiunii Internet a sistemului GARANT, puteți deschide acest document chiar acum sau îl puteți solicita prin Linia Fierbinte din sistem.

Sprijin de reglementare pentru procesul de implementare a EDMS

Deci, vă gândiți serios la problema implementării unui EDMS. Sunteți în pragul unui drum lung, format din mai multe etape: examinarea pre-proiect, selectarea unui produs software, configurarea preliminară a acestuia, instruirea utilizatorilor, operarea de probă, introducerea în exploatare comercială. Cu toate acestea, pentru ca sistemul electronic de gestionare a documentelor să funcționeze „oficial”, este nevoie de un document pe hârtie corespunzător. Astăzi vom analiza toate etapele implementării sistemului și vom lua în considerare documentele de reglementare care ar trebui să le reglementeze.

Activitățile de implementare a EDS la întreprindere trebuie să fie susținute de documente administrative. Și cu cât lista activităților necesare, procedura de implementare a acestora și responsabilitatea funcționarilor implicați în implementare sunt fixate în ordine/instrucțiuni mai clar, cu atât mai rapid și mai eficient se vor desfășura lucrările de implementare a EDMS.

1. Examinarea pre-proiect, selectarea produsului software.

Documentul administrativ (de obicei un ordin), emis de conducere în prima etapă de implementare, conține justificarea necesității implementării EDS, iar textul indică persoana responsabilă sau mai multe persoane care trebuie:

Determinați prin ce forțe va fi implementat sistemul (propriu sau cu implicarea unui antreprenor de lucrări);

Determinarea antreprenorului general pentru lucrare;

Determinați scara aproximativă de implementare și bugetul planificat.

Rezultatul muncii la comanda de mai sus este cel mai adesea o propunere comercială elaborată de ambele părți.

2. Crearea unui grup de lucru și aprobarea programului de lucru.

După ce produsul software și contractantul de lucru au fost selectați, este necesar să se creeze un document administrativ care va defini:

Șeful echipei de implementare din partea clientului;

Componența grupului de lucru;

Sarcini de pregătire a unui program de lucru, implicarea altor specialiști implicați în implementarea EDMS (pregătirea echipamentelor tehnice, informațiilor și software-ului etc.).

În viitor, va fi necesară emiterea unui ordin de aprobare a programului de lucru pentru implementarea EDMS. Luând în considerare acest plan, se realizează toate etapele ulterioare de implementare.

3. Aprobarea listei de utilizatori și determinarea administratorului de sistem.

Documentele administrative trebuie să conțină o listă a utilizatorilor EDMS, precum și un program de instruire a acestora. Programul de antrenament poate fi stabilit printr-o comandă/instrucțiune independentă. Acest ordin va ajuta la reglementarea procesului de desfășurare a instruirii utilizatorilor la întreprindere.

Următoarea comandă va conține informații despre numirea administratorului de sistem - acesta este un utilizator special care asigură și controlează activitatea altor utilizatori ai sistemului; trebuie să efectueze lucrări de identificare, corectare a erorilor utilizatorului, completare și modificare a datelor de referință (informații de referință).

4. Lansarea sistemului în operare de probă și industrială.

De obicei, după sau în timpul instruirii utilizatorilor, sistemul este pus în funcțiune de probă. Ordinul special de punere în funcțiune a sistemului trebuie să indice:

Momentul operațiunii de probă;

Lista departamentelor (locuri de muncă);

Perioada de timp pentru dotarea acestora cu software și hardware;

Responsabil cu efectuarea operațiunii de probă în departamente.

Același ordin poate conține instrucțiuni privind aprobarea reglementărilor temporare (reguli, proceduri) pentru lucrul cu EDMS.

După operarea de probă, este necesar să se întocmească o listă de propuneri sau recomandări pentru trecerea la un EDMS, care, de regulă, dacă propunerile au fost pregătite de angajații organizației clientului, sunt întocmite sub forma unui oficial intern. document. Acest document conține informații despre problemele apărute în timpul funcționării de probă, precum și propuneri pentru configurarea suplimentară a sistemului.

După ce au fost finalizate toate dezacordurile și setările suplimentare, sistemul electronic de gestionare a documentelor este acceptat pentru funcționare comercială, care este fixat printr-o comandă separată, care trebuie să indice:

compoziția funcțiilor EDMS sau părților acestuia, hardware și software acceptate pentru funcționare comercială;

o listă a funcționarilor și o listă a diviziilor organizației clienților responsabile cu funcționarea EDMS;

procedura și calendarul pentru introducerea de noi forme de documente (dacă este necesar);

procedura și calendarul pentru transferul personalului la muncă în condițiile de funcționare ale EDMS.

După finalizarea lucrărilor de punere în funcțiune, este necesar să se facă modificări la reglementările locale (fișele postului, reglementările care reglementează munca cu documente etc.). Instrucțiunile trebuie să țină cont de inovațiile legate de utilizarea EDMS la întreprindere. Vom discuta despre executarea corectă a unor astfel de modificări în documente în articolele următoare.

Ordin de implementare a sed

Implementarea oricărui sistem electronic de gestionare a documentelor are specificul său. Constă în muncă pregătitoare intensivă, menită să creeze condiții optime pentru utilizarea instrumentelor de automatizare. Materialele metodologice vor ajuta specialiștii în implementarea sistemelor de management al documentelor să stăpânească un nou domeniu profesional. Vorbim de suport de documentare pentru management.

Pregătirea pentru automatizarea fluxului de documente duce adesea la un proiect independent de consultanță, în timpul căruia se realizează organizarea fluxului de documente în companie și procesele sunt pregătite pentru includerea într-un nou sistem informațional.

În etapa pregătitoare ar trebui să:

• efectuează un audit al proceselor de management al documentelor și evaluează situația actuală;
• identifica nevoile managementului și problemele pe care le au angajații în procesele de lucru cu documentele;
• în funcție de nevoile managementului și problemele identificate, efectuați modificări sistemului actual sau propuneți un sistem fundamental nou de organizare a fluxului de documente;
• reglementați munca cu documente: pregătiți un pachet de documente de reglementare care va stabili regulile de lucru cu documente și va stabili cadrul legal de lucru în sistemul electronic de gestionare a documentelor.

Proiectul de consultanță pentru pregătirea automatizării documentelor are o serie de caracteristici.

În primul rând, ponderea consultanței în proiectele de implementare a sistemelor electronice de management al documentelor este destul de mare, iar etapa pregătitoare în sine are un impact semnificativ asupra eficienței implementării.

În al doilea rând, proiectul de consultanță se află la intersecția a două domenii - suport documentar pentru management și tehnologia informației (IT). Prin urmare, pentru a finaliza cu succes un astfel de proiect, sunt necesare cunoștințe speciale, pe care de multe ori specialiștii în implementare nu le posedă.

În al treilea rând, munca de birou din Rusia are tradiții puternice și rădăcini adânci, ceea ce are, de asemenea, un impact asupra automatizării proceselor de gestionare a documentelor.

Pe baza caracteristicilor proiectului de consultanta, puteti intocmi portretul unui consultant calificat. Un astfel de specialist are cunoștințe în domeniul suportului de documentare pentru management și este capabil să vorbească cu specialiști din domeniul managementului de birou în același limbaj profesional. În același timp, cunoaște funcționalitatea sistemului electronic de management al documentelor în curs de implementare și cunoaște fluent metodele de examinare și descriere a proceselor de afaceri.

Din portretul profesional al unui consultant, apare o întrebare logică: unde se poate găsi un astfel de consultant?

Ajutor pentru dezvoltatori

Compania 1C, dezvoltatorul sistemului 1C: Document Flow, a abordat rezolvarea acestei probleme în mod sistematic și temeinic. A fost deschisă o nouă arie de activitate - suport metodologic pentru proiecte de implementare a programelor de management electronic al documentelor. Astăzi există două direcții de lucru metodologic:

1. Dezvoltarea unor metode gata făcute pentru organizarea fluxului de documente și supravegherea unei întreprinderi.
2. Pregătire pentru a lucra folosind metode gata făcute.

Ca parte a dezvoltării unor metode gata făcute pentru organizarea fluxului de documente și supravegherea unei întreprinderi, a fost creat un produs metodologic „Set de documente normative”. Metodologia de organizare a muncii de birou și a fluxului de documente.” Produsul este disponibil în două versiuni, destinate diferitelor segmente de afaceri. Fiecare set de documente este legat de capacitățile unei versiuni specifice a programului 1C: Document Flow.

În sprijinul produsului metodologic, a fost lansat un curs de instruire de două zile „Pregătirea pentru automatizarea fluxului de documente”. Cursul de formare conține elementele de bază ale muncii de birou și explicații despre cum să lucrați cu seturi de documente de reglementare. În timpul instruirii, studenții lucrează cu exemple de documente, învață să evalueze reglementările locale actuale care reglementează munca cu documente, formulează comentarii cu privire la acestea și elaborează noi documente de diferite tipuri.

Produsul metodologic „Setul de documente de reglementare”, în esența sa, este o tehnologie gata făcută, și nu un manual despre munca de birou. Aceasta este o colecție de reglementări locale privind organizarea muncii de birou, în care toate procesele sunt legate de programul 1C: Document Flow. Kitul vă ajută să vă pregătiți pentru implementare într-un timp scurt: organizați munca de birou în companie. Și, important, setul de documente va necesita doar modificări minore în timpul implementării, ținând cont de specificul industriei companiei. Potrivit experților, valoarea unei astfel de modificări nu depășește 30%.

Reguli

Conținutul setului de documente:

• Ordinul „Cu privire la lansarea operațiunii pilot/industriale a unui sistem electronic de gestionare a documentelor”.
• Ordinul „Cu privire la lucru în sistemul electronic de gestionare a documentelor.
• Reglementări privind munca de birou și fluxul documentelor.
• Reglementări privind serviciul suport documentație de gestiune.
• Fișele postului pentru angajații serviciului de suport documentație managerială (sau fișele postului pentru un secretar-grefier pentru companii mici).
• Reglementări privind lucrul cu documente administrative, contractuale și de reglementare
• Reglementări privind lucrul cu documente organizatorice și administrative.
• Reglementări privind lucrul cu documente contractuale.
• Reglementări privind lucrul cu documentele de reglementare.
• Un album de formulare de documente unificate, care include 26 de șabloane și 8 formulare de documente.

Să ne oprim mai în detaliu asupra fiecărui document de reglementare.

Ordin „Cu privire la lansarea operațiunii pilot/comerciale a sistemului electronic de gestionare a documentelor” contine instructiuni:

• adoptarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor;
• asigura accesul la sistemul electronic de gestionare a documentelor;
• organizarea de instruire pentru angajați cu privire la modul de utilizare a sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Ordinul delimitează ariile de responsabilitate dintre serviciul suport documentație de management și IT în ceea ce privește operarea sistemului electronic de management al documentelor. Ordinul se aplică tuturor angajaților organizației și îi obligă să lucreze în noul sistem informațional.

Ordin „Despre lucrul în sistemul electronic de gestionare a documentelor” stabilește un cadru legal pentru lucrul cu documente electronice: echivalează acțiunile angajaților în sistemul electronic de management al documentelor cu acțiunile efectuate în cadrul managementului documentelor pe hârtie. Aceste acțiuni includ:

• comenzi emise în cadrul sistemului electronic de gestionare a documentelor;
• avizarea documentelor;
• comentarii, judecăți, concluzii postate în sistemul informațional la redactarea documentelor;
• familiarizările angajaților efectuate cu ajutorul instrumentelor electronice de gestionare a documentelor;
• delegarea de autoritate pentru executarea documentelor și revizuirea proiectelor de documente.

Reglementări privind munca de birou și fluxul documentelor, inclus în setul de documente, este întocmit în strictă conformitate cu Recomandările metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin Ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76).

• descrierea pas cu pas a tuturor etapelor de pregătire și transmitere a documentelor;
• alcătuirea recomandată a documentelor organizației;
• reguli de stocare curentă și arhivă;
• acţiuni ale unor interpreţi specifici în sistemul electronic de management al documentelor.

Prevederea are ca scop asigurarea fortei juridice a acelor documente care vor fi create in cadrul sistemului informatic, precum si automatizarea proceselor de flux de documente.

Unul dintre criteriile de valabilitate juridică este executarea documentului în modul prescris. Prin urmare, prevederile documentului vizează crearea condițiilor pentru ca angajații organizației să poată selecta corect tipul de document pentru o anumită situație de afaceri și executarea corectă a acestuia, și anume:

• uniformizarea documentelor (crearea de modele de documente pe baza de texte unificate);
• reducerea numărului de tipuri de documente utilizate (unificarea tipurilor de documente).

Reglementările indică toate operațiunile care trebuie efectuate într-un program electronic de gestionare a documentelor (Fig. 1). Acest lucru va simplifica foarte mult adaptarea angajaților la noul sistem informatic.

Orez. 1. Un exemplu de operațiune care trebuie efectuată într-un program electronic de gestionare a documentelor

Setul de documente conține reglementări gata făcute care reglementează activitățile serviciului suport documentație de management:

• Reglementări privind serviciul suport documentație de gestiune;
• Fișele postului pentru angajații serviciului suport documentație de management.

Reglementări privind serviciul suport documentație de gestiune stabilește structura organizatorică, definește aria de responsabilitate a serviciului și conține o listă detaliată a sarcinilor și funcțiilor îndeplinite de angajații săi.

Lista de sarcini și funcții propusă este cea mai completă și are o împărțire optimă a domeniilor de responsabilitate între compartimentele serviciului suport documentație. Dacă este necesar, sarcinile și funcțiile pot fi completate cu cele lipsă sau cele inutile pot fi eliminate din listă.

Descrierea funcțiilor conține instrucțiuni pentru efectuarea procedurilor în programul de gestionare a documentelor electronice (Fig. 2):

Orez. 2. Instrucțiuni pentru efectuarea procedurilor în programul de gestionare electronică a documentelor

Fișele postului pentru angajații serviciului suport documentație de management dezvoltate în conformitate cu structura organizatorică propusă a unității și consolidarea repartizării sarcinilor și funcțiilor între angajați. În plus, fișele postului:

• precizați responsabilitățile postului ale angajaților din serviciu: conține o descriere detaliată a operațiunilor efectuate;
• stabilirea cerințelor de calificare pentru posturi;
• stau la baza fișelor posturilor pentru serviciul de selecție a personalului;
• permite noilor angajați să stăpânească rapid responsabilitățile postului.

Fișele postului conțin și instrucțiuni pentru efectuarea operațiunilor în programul electronic de gestionare a documentelor (Fig. 3):

Orez. 3. Instrucțiuni pentru efectuarea operațiunilor în programul de gestionare electronică a documentelor

Când vă pregătiți pentru automatizarea fluxului de documente, trebuie să acordați atenție unor domenii de lucru atât de importante, cum ar fi activitățile administrative, contractuale și interne de elaborare a regulilor.

Activitățile de management sunt implementate prin luarea deciziilor de management. În fiecare organizație, multe decizii de management sunt luate de manageri la diferite niveluri. Toate aceste decizii trebuie să aibă astfel de caracteristici care să le asigure raționalitatea, fezabilitatea, valabilitatea, actualitatea și eficiența economică.

În ciuda multitudinii aparente de decizii de management luate, activitățile de management sunt încă caracterizate de repetarea funcțiilor manageriale. Prin urmare, este necesar să se identifice funcții de management similare și să se elaboreze reguli uniforme pentru acestea.

Un sistem decizional de management care funcționează bine este un criteriu pentru eficacitatea activităților de management în ansamblu.
Pentru a organiza un sistem unificat de luare a deciziilor de management, este necesar:

1. Să formuleze reguli de luare a deciziilor de management de către managerii de la diferite niveluri sau diferite organisme de conducere.
2. Automatizați procedura de luare a deciziilor de management și monitorizarea executării acesteia.

Reglementări privind lucrul cu documentația organizatorică și administrativă reglementează procesul de luare a deciziilor de management, atât individuale, cât și colegiale.

• face alegerea corectă a tipului de document administrativ;
• creați documente administrative folosind șabloane gata făcute;
• transfera procesele de transmitere a documentelor administrative din prevederea standard la programul 1C: Document Flow 8;
• organizează monitorizarea în timp util și continuă a implementării deciziilor luate;
• organizează stocarea atât a versiunilor electronice, cât și a originalelor documentelor administrative pe hârtie;
• asigura actualizarea la timp a documentelor administrative;
• construirea activității organelor colegiale ale organizației.

Munca prin contract este o prioritate pentru majoritatea companiilor. Calitatea organizării muncii contractuale determină eficacitatea acesteia. Reglementări privind lucrul cu documentația contractuală are ca scop construirea unui sistem de management al lucrărilor contractuale și conține reguli de desfășurare a lucrărilor contractuale, precum și metode de automatizare a acestuia.

Respectarea cerințelor documentului va permite:

• întocmește documentele contractuale folosind formulare standardizate în conformitate cu standardele acceptate;
• reducerea timpului de încheiere a contractelor prin utilizarea formularelor standard cu condiții prestabilite și posibile abateri de la aceste condiții;
• minimizați riscurile legale și comerciale asociate cu neîndeplinirea obligațiilor contractuale sau pierderea documentelor

Unul dintre locurile centrale în asigurarea eficienței managementului este ocupat de elaborarea, implementarea, utilizarea și întreținerea documentelor de reglementare. Cerințele pentru reglementarea activităților oficiale sunt stabilite de standardul GOST R 52294-2004 „Managementul organizației. Reglementări electronice pentru activități administrative și oficiale.”

Reglementări privind lucrul cu documentația de reglementare susține cerințele standardului și conține reguli pentru crearea documentelor de reglementare, standarde pentru crearea unui cadru de reglementare unificat pentru organizație.

Regulamentul stabilește un control centralizat asupra pregătirii documentelor de reglementare și plasarea acestora într-o bază de date unificată de reglementare, ceea ce face ca activitatea de elaborare a regulilor să fie mai transparentă și sistematică.

Respectarea cerințelor documentului va permite:

• reducerea costurilor cu forța de muncă pentru elaborarea de noi documente de reglementare;
• asigura conformitatea documentelor de reglementare nou create cu mediul de reglementare;
• minimizarea riscurilor asociate cu lipsa documentației de reglementare sau irelevanța, inaccesibilitatea sau complexitatea prezentării acestora;
• crearea unei platforme de instruire internă a angajaților în responsabilitățile lor funcționale;
• reduce timpul necesar pentru căutarea documentelor de reglementare.

Astfel, utilizarea de seturi gata făcute de documente de reglementare reduce timpul de pregătire pentru automatizarea fluxului de documente, vă permite să construiți munca de birou a organizației în conformitate cu cerințele de reglementare și metodologice actuale și, de asemenea, stabilește un standard corporativ unificat pentru lucrul cu documentele din organizație. Conectarea tuturor documentelor de reglementare ale setului la programul electronic de gestionare a documentelor face ca adaptarea angajaților să lucreze în noul program să fie mai puțin dureroasă, iar acțiunile în sine din sistem mai eficiente.

Ordin și instrucțiune: procedură de emitere la o întreprindere

Procedura de emitere a ordinelor și instrucțiunilor constă în etape separate care se desfășoară într-o anumită secvență. Ar fi greșit să începem articolul cu o examinare directă a acestor etape. Mai întâi trebuie să determinați scopul principal al comenzii și al instrucțiunilor, să identificați asemănările și diferențele care există între aceste tipuri de documente.

Ordinea și instrucțiunea: care sunt asemănările și diferențele

Este imediat de remarcat faptul că ordinele și instrucțiunile se referă la documente administrative 1 emise în condiții de luare a deciziei unice. În astfel de condiții, puterea asupra tuturor problemelor de management ale întreprinderii în ansamblu aparține șefului acesteia, iar asupra problemelor de management din cadrul unei unități structurale - managerului la nivelul corespunzător.

Instrucțiunile și deciziile conținute în textul unui ordin sau al unei directive pot fi direcționate către:

● îmbunătățirea structurii organizatorice a întreprinderii;

● selectarea mijloacelor si metodelor de desfasurare a activitatilor principale (sau de productie) ale intreprinderii;

● asigurarea întreprinderii cu resurse financiare, de muncă, materiale, informaţionale şi alte resurse;

● aprobarea documentelor organizatorice și modificările acestora etc.

De remarcat faptul că instrucțiunile și deciziile cuprinse în ordine sau instrucțiuni sunt obligatorii pentru executarea de către toți sau anumiți angajați ai întreprinderii.

Acum să încercăm să identificăm diferențele dintre tipurile de documente pe care le luăm în considerare.

Ordin este un act juridic emis de conducătorul unei întreprinderi (unitatea sa structurală), care acționează în baza unității de comandă în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale cu care se confruntă întreprinderea.

Ordin 2 – este un act juridic emis de conducătorul individual, în principal al unui organ colegial, în vederea soluționării unor probleme operaționale; De regulă, are o perioadă de valabilitate limitată și se referă la un cerc restrâns de funcționari și cetățeni.

În prezent, în practică sunt cunoscute mai multe abordări care determină în ce cazuri ar trebui create comenzi și în ce cazuri - instrucțiuni.

1.În întreprinderile mici,în cazul în care numai managerul (sau, în lipsa acestuia, managerul interimar) are dreptul de a semna documente administrative, se emit ordine pentru sarcinile principale (de exemplu, pentru sarcinile principalelor activități ale întreprinderii, pentru sarcinile de îmbunătățire structura organizatorica etc.), și comenzi - pe probleme operaționale și probleme de natură informațională și metodologică(de exemplu, pe probleme de implicare în muncă în weekend și sărbători din cauza nevoilor de producție, pe probleme legate de organizarea executării comenzilor, instrucțiuni etc.).

2.A doua abordare este acceptabilă pentru intreprinderi mijlocii si mari, unde nu numai șeful întreprinderii, ci și șefii diviziilor structurale au dreptul să semneze documente administrative. În acest caz șeful întreprinderii emite ordine, care se aplică întregii întreprinderi în ansamblu și managerilor unitățile structurale emit ordine, ale căror acţiuni se extind de obicei doar la unitatea structurală subordonată unui manager dat.

Comenzile și instrucțiunile sunt împărțite în trei subtipuri:

● după activitatea de bază;

● de către personal;

● pe probleme administrative și economice.

Etapele emiterii ordinelor și instrucțiunilor

În procedura de emitere a ordinelor și instrucțiunilor, se pot distinge opt etape 3:

1. Inițierea emiterii unui ordin sau a unei instrucțiuni.

2. Colectarea și analiza informațiilor pentru pregătirea unui proiect de document.

3. Întocmirea unui proiect de ordin sau regulament.

4. Aprobarea proiectului de document.

5. Finalizarea proiectului de ordin sau regulament pe baza comentariilor aprobatorilor.

6. Semnarea unei comenzi sau a unei instrucțiuni.

7. Înregistrarea unei comenzi sau instrucțiuni.

8. Aducerea ordinului sau a instrucțiunii către executanți.

Etapele de mai sus se desfășoară secvenţial, de la prima etapă la a opta, în plus, a cincea etapă poate fi complet absentă dacă nu există comentarii cu privire la proiectul de document în etapa de aprobare.

Să luăm în considerare fiecare etapă separat.

Inițierea emiterii unui ordin sau a unei instrucțiuni

Proiectele de ordine și regulamente pot fi întocmite în următoarele cazuri:

● pe o bază planificată (în conformitate cu un plan sau program elaborat anterior);

● în numele conducerii întreprinderii;

● la inițiativa șefilor diviziilor structurale sau ai întreprinderilor subordonate, precum și a specialiștilor individuali.

Justificarea necesității emiterii unui ordin sau regulament poate fi stabilită într-un memorandum, un certificat de conținut analitic sau informațional, o propunere, o concluzie, un act sau o scrisoare oficială. Aceste documente acționează ca declanșator al unei decizii.

Novostroyregion-A LLC primește o scrisoare de la dezvoltatorul de software OJSC Technologies of the 21st Century despre lansarea unei noi versiuni a produsului software de contabilitate de depozit „Sklad+”, precum și un CD cu un modul de actualizare și instrucțiuni de actualizare.

După ce a primit această scrisoare, șeful Novostroyregion-A LLC emite o rezoluție prin care dă instrucțiuni managerului de depozit A.V. Stepanov. analiza noile capabilități ale sistemului de automatizare a contabilității depozitului și raportează necesitatea trecerii la o nouă versiune a programului.

Stepanov A.V. întocmește un memoriu adresat directorului general, în care raportează că trecerea la o nouă versiune a sistemului va face posibilă organizarea mai eficientă a muncii de contabilitate a mărfurilor și creșterea eficienței muncii personalului.

După ce a studiat acest memoriu, Directorul General elaborează o nouă rezoluție în care dă întocmirea unui proiect de ordin pentru punerea în funcțiune a unei noi versiuni a sistemului de automatizare a contabilității de depozit.

Adică, în această situație, actele de inițiere pentru emiterea comenzii au fost o scrisoare de la 21st Century Technologies OJSC și o notă internă a directorului de depozit A.V.Stepanov. În baza acestor documente, șeful întreprinderii a dat instrucțiuni pentru întocmirea unui proiect de ordin.

Colectarea și analiza informațiilor pentru pregătirea unui proiect de ordin sau regulament

Această etapă presupune, în primul rând, colectarea și analiza informațiilor obiective, suficiente și oportune necesare pentru elaborarea unei decizii de management, care ulterior se va reflecta în ordinul sau regulamentul emis.

Sursele de informare pot fi:

● acte legislative și documentație de reglementare;

● documentatia curenta a organizatiei;

● documente provenite de la alte organizații;

● publicaţii în periodice;

● materiale științifice etc.

Rezultatul colectării și analizei informațiilor este elaborarea unei decizii de management. Merită să acordați atenție faptului că, în procesul de analiză a informațiilor, sunt de obicei elaborate diverse soluții și, după o evaluare cuprinzătoare a acestora, este selectată una, cea mai acceptabilă.

Continuarea exemplului 1

În cazul luat în considerare în Exemplul 1, sursele de informare includ atât documentele interne ale organizației, cât și documentele primite de la o organizație terță.

Documentele interne ale Novostroyregion-A LLC care sunt necesare pentru studiu includ: reglementările actuale privind munca în sistemul de automatizare a contabilității de depozit „Sklad+”, ordinul care l-a aprobat, precum și un memoriu.

În plus, este necesar să se studieze în detaliu cererile transmise de OJSC „Tehnologiile secolului 21” cu scrisoare din 9 ianuarie 2007 nr. 2/02-15.

Întocmirea unui proiect de ordin sau regulament

Vorbind despre pregătirea unui proiect, trebuie menționat că un specialist (sau dezvoltator) pregătește un proiect, nu un document. Proiectul nu are forță juridică, iar pentru ca proiectul de act administrativ să devină ordin sau regulament, acesta trebuie să treacă prin procedura de aprobare și semnare. În plus, după semnare, este necesară înregistrarea documentului.

Un proiect de ordin sau regulament se întocmește de către un specialist sau specialiști din unitățile structurale. Dacă un proiect de document afectează interesele diferitelor departamente, atunci, prin decizie a conducerii întreprinderii, ar trebui creată o comisie temporară sau ar trebui desemnat un grup de lucrători pentru a pregăti proiectul.

Proiectele de ordine și instrucțiunile 4 sunt întocmite în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor" 5 (denumită în continuare GOST R 6.30-2003).

Asa de, proiectele de ordine și regulamente sunt tipărite pe formulare Format A4, de ex. 210 × 297 mm. De obicei, se dezvoltă formulare speciale pentru comenzi și instrucțiuni. Conform GOST R 6.30-2003, acestea sunt numite „formulare pentru anumite tipuri de documente”. Astfel de formulare (cu excepția scrisorilor), în funcție de documentele constitutive ale organizației, includ următoarele detalii:

● Emblema de stat a Federației Ruse (sau emblema unei entități constitutive a Federației Ruse, sau emblema unei organizații sau o marcă comercială (marca de serviciu);

● denumirea tipului de document;

● locul întocmirii sau publicării documentului;

● precum și marcaje restrictive pentru detalii:

— numărul de înregistrare al documentului.

Mărimea câmpurilor de formular merită o atenție specială. Astfel, în conformitate cu GOST R 6.30-2003, formularul trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

Marginea din stânga este utilizată pentru a arhiva documentul în fișier. Din aceasta putem concluziona că, atunci când dezvoltați formulare de documente pentru perioade de stocare pe termen lung (peste 10 ani) și permanente (care includ comenzi și instrucțiuni), este mai bine să setați marginea din stânga în intervalul de 30–35 mm, decât 20 mm.

Tabel 1. Detalii obligatorii ale comenzii și instrucțiuni

numele tipului de document

nu trebuie completat, este pe formular

locul întocmirii sau publicării documentului

nu trebuie completat, este pe formular

numărul de înregistrare a documentului

întocmit după semnarea în momentul înregistrării documentului

titlu în text

întocmit la pregătirea unui proiect de document

document de aprobare a vizei (poate fi, dacă este necesar, ștampila de aprobare a documentului)

sunt pe deplin formalizate în timpul aprobării proiectului de document

întocmit la momentul semnării documentului

în funcție de documentele constitutive, poate fi prezentă emblema de stat a Federației Ruse (sau emblema unei entități constitutive a Federației Ruse sau emblema unei organizații sau o marcă comercială) 6

nu trebuie completat, este pe formular

Configurare pentru control și execuție

marca de control

întocmit la depunerea unui document la control

Scoaterea de sub control și transmiterea documentului la dosar

o notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar

se intocmeste atunci cand documentul este scos de sub control si trimis la dosar

Acum să trecem la luarea în considerare a caracteristicilor designului proiectelor de ordine și regulamente. Sa incepem cu reguli de scriere a textului. El intotdeauna enunțată la persoana întâi singularși constă din două părți:

● afirmând (sau preambul) și

ÎN parte constatatoare este prezentată justificarea acțiunilor prescrise. Dacă la baza emiterii unui ordin sau instrucțiune a fost un act legislativ sau de reglementare al unei organizații superioare sau un document emis anterior de această organizație, numele, data și numărul acestuia sunt indicate în partea constatatoare. În acest caz, se pot folosi cuvinte precum „Pe baza”, „În conformitate”, „În conformitate cu”. Dacă un ordin sau o instrucțiune este emisă în mod proactiv, partea de declarare formulează scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise și stabilește faptele sau evenimentele care au condus la emiterea ordinului sau instrucțiunii.

Partea de afirmare începe de obicei cu cuvintele „În scopul”, „În legătură cu”, etc.

Există cazuri în care partea constatatoare poate fi absentă din cauza faptului că acțiunile prescrise nu au nevoie de explicație sau justificare 7 .

Partea constatatoare în comenzi este separată de partea administrativă prin cuvântul „COMAND:”, iar în comenzi – prin cuvântul „OFER:” sau „OBLIG:”. Aceste cuvinte sunt tipărite pe o nouă linie din câmp cu majuscule.

Partea administrativa trebuie să conțină o listă de acțiuni prescrise, indicând executantul fiecărei acțiuni și termenul limită de execuție.

Partea administrativă este adesea împărțită în puncte datorită faptului că se presupune că vor exista mai mulți executori pentru diverse sarcini cu termene proprii.

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru pregătirea documentelor: Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003.

În cazul în care acțiunea implică un anumit interpret, paragraful corespunzător al documentului trebuie să înceapă cu indicarea funcției și prenumele interpretului (inițialele din text sunt plasate după nume) în cazul dativ. Organizațiile sau diviziile structurale pot fi indicate ca interpreți.

Informațiile despre o acțiune managerială sunt transmise printr-un verb într-o formă nedefinită și un obiect care indică obiectul acțiunii. De exemplu:

1. Șeful Departamentului Operațiuni Internaționale A.D. Kotov întocmește un proiect „Instrucțiuni privind organizarea lucrului pe. "

2. Șeful Departamentului Juridic S.G. Melnikov furnizează Departamentului Operațiuni Internaționale actele juridice de reglementare și documentele metodologice necesare.

Indicarea termenului de executare este dată pe un rând separat și se emite ca dată de finalizare a execuției. De exemplu:

3. Data limită de depunere: 15 iulie 2003.

Ultimul alineat al părții administrative indică anumite persoane cărora li se încredințează controlul asupra executării actului administrativ. De exemplu:

Încredințați controlul asupra executării ordinului Vicepreședintelui Consiliului de Administrație al Băncii K.M. Sidorov.

Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

În cazul în care comanda modifică sau anulează oricare dintre prevederile sale, atunci unul dintre paragrafele părții administrative a textului trebuie să conțină un link către documentul care se anulează (clauza document) indicând data, numărul și titlul acestuia. Textul paragrafului trebuie să înceapă cu cuvintele „Recunoașteți ca invalid. "

Ordinul nu trebuie să includă clauza „Ordin de adus la cunoștință. " Diviziile (funcţionarii) la a căror atenţie este adusă ordinul sunt trecute în indexul de repartizare, pe care executorul îl întocmeşte odată cu proiectul de ordin.

Trebuie tipărit textul oricărui document organizatoric și administrativ întocmit pe hârtie A4 printr-o spațiere între linii și jumătate.

Un ordin sau o directivă poate avea diferite anexe 8: prevederi, regulamente, liste, liste, grafice, tabele, exemple de documente etc. detaliul „Ștampilă privind prezența unei aplicații” nu este niciodată emis pe comenzi și instrucțiuni datorită faptului că linkul către cerere este dat direct în textul actului administrativ.

Dacă cererea este de natură de referință sau analitică (diagramă, tabel, listă etc.), atunci textul comenzii sau al instrucțiunii conține un link „conform Anexei 2” sau „(Anexa 2)”. În acest caz, pe prima pagină a aplicației, în colțul din dreapta sus este scris cuvântul „Anexă”, iar mai jos este un link către comandă sau instrucțiune. Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate.

Anexa nr. 2
la ordinul SA "Alternativa-M"
din data de 11 ianuarie 2007 nr 1

Dacă anexa la documentul administrativ este un document aprobat (regulamente, reguli, instrucțiuni etc.), în paragraful corespunzător al părții administrative se face următorul marcaj: „(anexat).” Și pe documentul în sine, în colțul din dreapta sus al primei pagini, este scris atributul „Declarație de aprobare a documentului”.

Titlu trebuie să fie formalizate pe toate proiectele de ordine și instrucțiuni și să includă un scurt rezumat al documentului.

Ar trebui să răspundă la întrebarea „despre ce (cine)?”, de exemplu, „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru munca de birou”, „Cu privire la certificarea angajaților Svyazinvestcom CJSC”, „Cu privire la implementarea conceptului de îmbunătățire a suportului pentru documentație. pentru management”.

În acest caz, titlul nu trebuie să ocupe mai mult de cinci rânduri cu o lungime totală de până la 150 de caractere, tipărite de la margine (adică, fără indentarea paragrafelor) printr-o singură spațiere între rânduri, fără ghilimele și nesubliniate, începând cu majusculă. litera și se încheie fără a folosi punct.

Nu ne vom opri asupra problemelor de completare a detaliilor obligatorii ale unui formular de comandă sau instrucțiuni, deoarece acest lucru este descris în detaliu în articolul lui E.M. Kameneva „Elaborarea formelor documentelor organizatorice și administrative”, publicată în revistele nr. 8’ și nr. 9’ 2005.

La întocmirea proiectului de ordin sau regulament, începe următoarea etapă - aprobarea proiectului de document administrativ. Este indisolubil legat de o altă etapă - finalizarea proiectului pe baza comentariilor oficialilor de aprobare. Prin urmare, vom lua în considerare ambele etape simultan.

Aprobarea unui proiect de ordin sau regulament și finalizarea proiectului pe baza comentariilor oficialilor de aprobare

Aprobarea proiectului de document presupune:

● aprobarea sau aprobarea internă (dacă aprobarea internă este suficientă pentru eliberarea unui document), care se formalizează cu „viza de aprobare a documentelor” necesară;

● aprobare externă (dacă este necesar să se efectueze o examinare a soluției în alte organizații). Rareori se recurge la aprobarea externă a proiectelor de ordine și regulamente, așa că nu ne vom opri asupra ei în acest articol 9.

Asigurarea pregătirii de înaltă calitate a proiectelor de documente și coordonarea acestora cu părțile interesate este responsabilitatea șefilor de departamente care depun proiectul.

Clauza 2.7.1.2. Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

Clauza 2.7.1.2. Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

Proiectele de ordine (instrucțiuni) și anexele la acestea se avizează de către executantul 10 și șeful unității care a depus proiectul, de către conducătorii unităților pentru care proiectul prevede sarcini și sarcini, precum și de către șeful de grădiniță. serviciul de educație și serviciul juridic (avizează proiectele de acte normative de reglementare). Obiecțiile la proiectul de ordin (instrucțiune) apărute în timpul aprobării sunt prezentate într-un certificat atașat proiectului.

Dacă se fac modificări fundamentale la proiectul de ordin în timpul procesului de aprobare, acesta este supus retipăririi și reaprobării.

Proiectele de ordine (instrucțiuni) transmise managerului spre semnare sunt avizate de adjuncții șefilor în conformitate cu repartizarea responsabilităților.

Întreprinderea trebuie să elaboreze o listă de tipuri și subtipuri de 11 documente care să indice persoanele ale căror vize sunt necesare pentru aprobare, i.e. indicând principalii aprobatori sau o foaie de formulare de document 12.

Etapele pregătirii unui proiect de document, aprobarea și rafinarea acestuia pe baza comentariilor aprobatorilor pot fi efectuate în așa-numitul mod „tradițional” sau folosind un sistem de birotică și management electronic al documentelor.

Cu metoda „tradițională”. Proiectul de document administrativ se întocmește pe un formular și se prezintă spre aprobare pe hârtie.

În acest caz, vizele funcționarilor sunt aplicate în partea de jos a versoului ultimei foi a proiectului de document. Specialistul care întocmește proiectul de ordin sau de directivă poate sta la baza eliberării ulterioare a vizelor, indicând pe versoul ultimei foi a proiectului de document funcțiile și numele celor care au aprobat. Detaliile „viza de aprobare a documentelor” trebuie întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003.

P. 3.24. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Aprobarea documentului se eliberează cu o viză de aprobare a documentului (denumită în continuare viza), care include semnătura și funcția persoanei care aprobă documentul, o transcriere a semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:

Semnătura personală a A.S. Orlov
Data

Dacă există comentarii la document, viza se eliberează după cum urmează:

Comentariile sunt atașate
Șef Departament Juridic
Semnătura personală a A.S. Orlov
Data

Comentariile sunt menționate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.

La discreția organizației, este permisă aprobarea pagină cu pagină a proiectului de document sau posibilitatea eliberării vizelor pentru documente pe o foaie de aprobare separată. În același timp, forma fișei de aprobare nu este reglementată nici de GOST, nici de acte juridice și, în conformitate cu aceasta, în diferite organizații, fișa de aprobare poate avea o formă diferită.

La depunerea unui proiect de document administrativ pe hârtie spre aprobare, este posibil un singur tip de traseu al proiectului: secvenţial. Aceasta înseamnă că, în același timp, proiectul de document poate fi doar în posesia unuia dintre funcționarii de aprobare. În practică, există adesea cazuri când un proiect de document trebuie aprobat de manageri de același nivel, iar ordinea aprobării acestora nu contează. Prin urmare, o cale secvenţială de aprobare a documentelor nu este întotdeauna soluţia optimă.

În plus, metoda „tradițională” de aprobare „mănâncă” destul de mult timp de lucru pentru angajații companiei. La urma urmei, proiectul de document pe hârtie trebuie să fie transmis în mod independent oficialilor de aprobare sau transferat prin serviciul de suport pentru documentația de management (denumit în continuare serviciul DOU). În acest din urmă caz, aprobarea documentului durează mult timp, deoarece mai întâi trebuie să duceți proiectul la serviciul instituției de învățământ preșcolar, apoi este necesar ca secretarul sau persoana responsabilă cu munca de birou a departamentului solicitat să aleagă. ridicați proiectul de la serviciul instituției de învățământ preșcolar și transferați-l managerului său pentru aprobare, iar după aprobare, returnați proiectul la serviciul DOW... Această procedură ar trebui să continue până când proiectul este agreat de toți oficialii necesari. Ca urmare, la întreprinderile mijlocii și mari, aprobarea unui proiect de document poate dura câteva zile.

Coordonarea proiectelor de documente utilizând sisteme de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor are multe avantaje în comparație cu metoda „tradițională”. Cu această abordare, dezvoltatorul proiectului de document creează un proiect în sistem, indică tipul de traseu pentru proiectul de document în timpul aprobării și activează procedura de aprobare.

Sunt posibile următoarele rute de coordonare:

● secvenţial: când proiectul trece prima dată la primul aprobator; după ce a aprobat proiectul, proiectul trece automat la al doilea aviz etc.;

● paralel: atunci când proiectul este înaintat simultan tuturor părților avizoare și acestea aprobă proiectul de document în orice succesiune;

● paralel-secvențial (sau mixt): atunci când proiectul de document este primit pentru prima dată de un grup de funcționari care poate efectua aprobarea în orice succesiune; și numai după ce toți oficialii din primul grup au fost de acord, proiectul este trimis următorului grup de funcționari.

Dacă avem în vedere coordonarea proiectelor de ordine și instrucțiuni, se poate observa că cea mai optimă ar fi o rută paralel-secvențială. În acest caz, coordonarea poate fi organizată folosind următorul lanț:

● 1 grup de aprobatori – executorul (sau elaboratorul) proiectului de document;

● Grupa a II-a de coordonatori – şeful contractantului;

● Grupa a 3-a de avizatori - șeful (sau angajatul serviciului instituție de învățământ preșcolar) care verifică corectitudinea proiectului de act administrativ;

● Grupa a IV-a de coordonatori – șefi de departamente pentru care proiectul prevede sarcini și instrucțiuni, precum și șeful serviciului juridic;

● Grupa a V-a de coordonatori – adjunctul (sau adjuncții) șefului întreprinderii.

Coordonarea folosind sisteme automate are, de asemenea, o serie de avantaje în comparație cu coordonarea „tradițională”. Să le numim pe cele principale:

1. Dezvoltatorul nu trebuie să piardă timp livrând proiectul oficialilor de aprobare, deoarece acest lucru este realizat de sistem în conformitate cu traseul dat.

2. Dezvoltatorul poate indica timpul în care funcționarul este obligat să aprobe proiectul de document.

3. Elaboratorul proiectului de document poate vedea în orice moment modul în care se aprobă documentul, care dintre funcționari au efectuat aprobarea și ce viză a fost eliberată.

4. Oficialii autorizați vor afla cu promptitudine că au primit un proiect de document pentru aprobare datorită unui sistem special de notificare.

5. Proiectul de document este convenit în cel mai scurt timp posibil.

6. Proiectul de document nu poate fi pierdut în procesul de aprobare.

7. Sistemul poate stoca toate versiunile de proiect, vize și note de aprobare.

În ciuda avantajelor menționate mai sus, destul de semnificative ale aprobării „electronice”, este utilizat în prezent într-un număr mic de întreprinderi. Iar motivul pentru aceasta este următorul: este posibilă automatizarea lucrărilor cu proiecte de documente, inclusiv etapa de aprobare, numai dacă toți managerii devin utilizatori activi ai sistemelor de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice, deoarece ei sunt principalii oficiali de aprobare. Din păcate, practica de astăzi arată că în majoritatea organizațiilor și întreprinderilor principalii utilizatori ai sistemelor de automatizare sunt secretarii și cei responsabili cu munca de birou, a căror competență nu include aprobarea proiectelor de documente.

Acum să luăm în considerare ce se întâmplă dacă unul dintre aprobatori nu este de acord cu conținutul proiectului de document.

În cazul uneia sau mai multor aprobări comentarii de natură fundamentală, schimbând esența documentului, proiectul trebuie retipărit (adică trebuie creată o nouă versiune a proiectului de document) și re-acordat.

Dacă în timpul aprobării au fost făcute comentarii editoriale, nu modificați conținutul proiectului, atunci și proiectul este supus retipăririi, dar nu este necesară reaprobarea în acest caz.

Semnarea unui ordin sau a unei instrucțiuni

Proiectul de document agreat se transmite managerului spre semnare.

Dacă vizele de aprobare au fost emise nu pe reversul ultimei foi a proiectului, ci pe o foaie de aprobare separată, atunci în acest caz este necesar să se transfere și managerului foaia de aprobare a proiectului de document.

Semnătura managerului transformă proiectul de document într-un document cu drepturi depline, după care trebuie înregistrat.

Înregistrarea unei comenzi sau instrucțiuni

Înregistrarea documentului este o înregistrare a datelor contabile despre un document într-o formă prescrisă, înregistrând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia.

În cazul nostru, înregistrarea va înregistra faptul creării documentului. Este de remarcat faptul că înregistrarea este necesară și pentru înregistrarea ulterioară a documentelor și organizarea lucrărilor de referință.

Înregistrarea se poate face în unul din trei moduri:

● o înregistrare despre un document într-un jurnal de hârtie (formular de înregistrare a jurnalului);

● prin înregistrarea într-un card de înregistrare și control pe hârtie (formular de înregistrare card);

● introducerea informațiilor despre document în sistemul de birotică și management electronic al documentelor (formular automat de înregistrare).

Este de remarcat faptul că în prezent, înregistrarea automată a documentelor este recomandabilă, deoarece are multe avantaje în comparație cu formele de înregistrare jurnal și card. Să numim o mică parte din aceste avantaje:

● căutare rapidă a documentelor după orice detalii sau detalii;

● generarea automată de rapoarte, rezumate, efectuarea lucrărilor de referință și analitică asupra documentelor;

● control automat asupra executării comenzilor (documentelor);

● capacitatea de a înregistra simultan documente la mai multe locuri de muncă și altele.

În plus, înregistrarea automată a documentelor este posibilă fără introducerea unui software specializat în întreprindere.

În majoritatea companiilor mici, acest lucru se face folosind programul MS Excel prin completarea unui tabel obișnuit.

În timpul înregistrării, documentul este atribuit numărul de înregistrare și data documentului. Data comenzii și instrucțiunilor trebuie să fie data semnării, de la care putem concluziona că comenzile și instrucțiunile trebuie înregistrate în ziua semnării lor.

Documentele sunt înregistrate în grupuri, în funcție de numele tipului de document. În plus, comenzile (precum și instrucțiunile) privind activitățile de bază, privind personalul și problemele administrative și economice sunt înregistrate separat. Aceasta înseamnă că subtipurile de comenzi și instrucțiuni de mai sus nu vor avea o numerotare comună, ci separată.

Acum prezentăm cerințele pentru înregistrarea numărului de înregistrare și a datei documentului, consacrate în GOST R 6.30-2003.

P. 3.12. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Numărul de înregistrare al unui document constă în numărul său de serie 13, care poate fi completat la discreția organizației cu un index de caz conform nomenclatorului cauzelor, informații despre corespondent, executori etc.

Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de două sau mai multe organizații constă din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea în care sunt indicați autorii în document.

Secțiunea 3.11. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Data documentului este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an – cu patru cifre arabe.

Este permisă o metodă verbal-numerică de formatare a unei date, de exemplu 05 iunie 2003, precum și formatarea unei date în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu: 2003.06.05.

De obicei, se folosește o metodă digitală pentru a oficializa data comenzilor și instrucțiunilor, de exemplu, 02/05/2007.

Aducerea unui ordin sau a unei instrucțiuni executorilor

Aducerea documentului administrativ la executanți înseamnă replicarea documentului, expedierea (cât mai curând posibil) sau transferarea acestuia către executori.

În organizarea „tradițională” a muncii de birou, se fac cel mai adesea copii ale comenzilor și instrucțiunilor, iar extrasele sunt mai rar realizate, care sunt apoi trimise executorilor sau angajaților organizației în conformitate cu indicele de distribuție (se extrage și el întocmit şi semnat de executorul executor).

Dacă se folosește un sistem de automatizare de birou și flux de documente electronice atunci când se lucrează cu documente, atunci în majoritatea cazurilor (când un angajat nu trebuie să fie familiarizat cu documentul pentru semnare, ceea ce este important, de exemplu, atunci când întocmește unele documente administrative pentru personal), documentul înregistrat este transmis angajaților care utilizează sistemele. Această abordare permite destinatarilor să primească un document în cel mai scurt timp posibil și, de asemenea, economisește resurse materiale și de timp care sunt cheltuite cu abordarea „tradițională” pentru copierea documentelor și transferul de copii.

Este de remarcat faptul că majoritatea documentelor administrative sunt supuse controlului de către serviciul instituției de învățământ preșcolar înainte de a fi predate executorilor. Cu toate acestea, controlul asupra execuției este un mare subiect separat, căruia i-am acordat suficientă atenție anul trecut 14 , 15 .

Subiectul este continuat în articolul lui V.P. Kozyreva „Elaborarea proiectelor de documente administrative: interacțiunea dintre executorul responsabil și specialistul în managementul înregistrărilor.”

Când un specialist cu experiență își împărtășește munca, este întotdeauna interesant. Și mai ales când vine vorba de stabilirea unei interacțiuni constructive cu colegii din alte departamente. Veți învăța cum să pregătiți un proiect de document administrativ în conformitate cu regulile muncii de birou și toate subtilitățile limbii ruse. GOST R 6.30-2003 stabilește doar cerințele de bază pentru pregătirea documentelor administrative. Autorul povestește cum au fost finalizate (extinse) și implementate într-o companie de telecomunicații interregională. Exemplele specifice de formulare pentru diverse situații și prezența mostrelor de design fac ca articolul să fie foarte convenabil pentru aplicarea sa practică în munca ta. Articolul a fost publicat în numărul din iulie 2007 al revistei „Office Management and Document Flow in the Enterprise”.

1 Documente administrative – documente care înregistrează deciziile privind aspectele administrative și organizatorice ale activităților instituției (comandă, instrucție etc.). – Un scurt dicționar de tipuri și varietăți de documente. – M.: VNIIDAD. – 1974.

2 În prezent, un decret este și un act juridic emis individual de: – șeful statului – președintele Federației Ruse; – șeful unui organ colegial de putere și conducere în competența care i-a fost acordată, de exemplu, un ordin al președintelui Guvernului Federației Ruse; – șefii puterii executive ai entităților constitutive ale Federației Ruse – guvernatori, primari etc.

3 Vezi operograma ciclului de viață al unei comenzi pentru activitatea principală în articolul lui Yu.V. Khimich de la pagina 32 a revistei nr. 2’ 2007.

4 Unele ordine și instrucțiuni pentru personal trebuie să fie întocmite pe baza articolului 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, conform formularelor unificate aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din Rusia. 5 ianuarie 2004 Nr. 1 „Cu privire la aprobarea formularelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata”.

5 GOST R 6.30-2003 este de natură consultativă pentru toate organizațiile, cu excepția autorităților executive federale. În ciuda acestui fapt, implementarea strictă a prevederilor sale indică o cultură înaltă a documentării informațiilor și a lucrului cu documente.

6 Dacă o organizație comercială nu are un logo al organizației sau o marcă comercială (marca de serviciu), atunci acest detaliu nu este emis.

7 Pentru un exemplu de comandă fără o parte indicativă, vezi articolul lui T.A. Kuznetsova de la pagina 45 din revista nr. 2’ 2007.

8 Vezi articolul de E.M.Kameneva. „Unele subtilități ale designului aplicației”, publicat în Nr. 11’ 2006 la pagina 26 a revistei „Office Management and Document Flow in the Enterprise”.

9 Pentru procedura de aprobare externă a se vedea răspunsul la întrebarea de la pagina 37 a revistei nr. 6’ 2006.

10 Executorul se înțelege ca un specialist care elaborează un proiect de document.

11 Tipul de document este apartenența documentului la sistemul de documentare în funcție de conținutul și scopul acestuia (de exemplu, ordin, instrucțiune, act etc.). În acest caz, un subtip este înțeles ca un grup de documente de același tip, unite prin natura problemei menționate în document (de exemplu, comenzi pentru instruire, comenzi pentru certificare, comenzi pentru crearea unei comisii de experți, etc.).

12 Tabelul de formulare de documente utilizate în activitățile organizației este o listă a formularelor de documente aprobate care sunt necesare și suficiente pentru implementarea funcțiilor și sarcinilor activităților de management, cu o descriere a statutului lor juridic, a etapelor de pregătire. si completare.

13 Numerele de serie sunt atribuite în cursul anului calendaristic, de ex. de la începutul anului viitor, numerele de serie vor începe din nou cu unul.

14 Vezi articolul de O.V. Ryskova „Controlul asupra executării instrucțiunilor: cerințele reglementărilor autorităților executive federale” la pagina 24 a revistei nr. 1’ 2006.

15 Vezi articolele lui E.M. Kameneva despre metodele de monitorizare a executării instrucțiunilor la pagina 72 a revistei nr. 9’ 2006 și la pagina 76 a revistei nr. 10’ 2006.

Organizația a obținut o licență pentru dreptul de a utiliza CryptoPro CIPF cu o perioadă de valabilitate nelimitată. Cum să reflectăm cheltuielile în contabilitate și contabilitate fiscală?

1) Contabilitatea fiscală: în cazul în care contractul de licență nu precizează perioada de valabilitate a acestuia, atunci cheltuielile, în scopuri de contabilitate fiscală, vor trebui anulate pe o perioadă de cinci ani. Pentru a evita diferența, este necesar din punct de vedere contabil să se stabilească prin ordin al administratorului durata de viață utilă a licenței și pentru cinci ani. 2) Contabilitate: dacă o organizație a dobândit un drept neexclusiv de a utiliza un program de calculator în baza unui contract de licență, atunci astfel de cheltuieli sunt anulate în mod egal pe durata de viață a acestuia. În scopuri contabile, durata de viață utilă a programului se aprobă prin ordin al managerului. Mai corect ar fi să se stabilească în politica contabilă în scopuri contabile aceeași procedură de anulare a cheltuielilor aferente mai multor perioade de raportare, ca și în contabilitatea fiscală. În acest caz, diferențele temporare nu vor apărea în contabilitatea organizației. Procedura detaliată de reflectare a acestor tranzacții în conturile contabile este redată mai jos, în recomandarea nr.2.

Motivul acestei poziții este prezentat mai jos în materialele sistemului Glavbukh

Impozit pe venit

Luați în considerare costurile achiziției unui program de calculator atunci când vă calculați impozitul pe venit în următoarea ordine.

Dacă o organizație achiziționează un program de calculator împreună cu un computer, costul programului nu trebuie să fie separat de costul computerului. Dacă un computer este achiziționat fără software minim, includeți costurile de achiziție și instalare a unor astfel de programe în costul inițial al computerului ca și costul aducerii acestuia într-o stare adecvată pentru utilizare (paragraful 2, clauza 1, articolul 257 din Codul fiscal. al Federației Ruse). Astfel de clarificări sunt cuprinse în scrisorile Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 13 mai 2011 nr. KE-4-3/7756, din 29 noiembrie 2010 nr. ShS-17-3/1835.

În alte cazuri, considerați un program de calculator drept imobilizări necorporale dacă sunt îndeplinite simultan următoarele condiții*:

Organizația are dreptul exclusiv asupra programului pentru calculator;
dreptul exclusiv și existența programului de calculator în sine sunt documentate;
un program de calculator este utilizat în producția de produse (când se efectuează lucrări, prestează servicii) sau pentru nevoi de management*;
utilizarea unui program de calculator poate aduce beneficii economice (venituri)*;
Durata de viață utilă a programului de calculator este de peste 12 luni*.

Astfel de cerințe sunt enumerate în paragraful 3 al articolului 257 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Cheltuieli pentru dobândirea drepturilor exclusive asupra unui program de calculator în valoare de peste 40.000 RUB. amortizare prin amortizare (subclauza 2, clauza 3, articolul 257, subclauza 26, clauza 1, articolul 264, clauza 1, articolul 256 din Codul fiscal al Federației Ruse). Începeți să calculați amortizarea din luna următoare după punerea în funcțiune a programului de calculator (clauza 4 a articolului 259 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Costurile de achiziție a drepturilor exclusive asupra unui program de calculator în valoare de 40.000 de ruble. sau mai puțin, precum și pentru programele care nu pot fi luate în considerare ca parte a activelor necorporale (de exemplu, la obținerea dreptului de utilizare a acestora în baza acordurilor de licență și sublicență), reflectați-le ca parte a altor cheltuieli (subclauza 26, clauza 1). , articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse). În același timp, organizația are dreptul să ia în considerare costurile asociate cu utilizarea programului în baza unui acord de licență atunci când calculează impozitul pe venit, indiferent dacă programul este sau nu înregistrat la Rospatent (scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 17 martie 2008 Nr. 03-03-06/1/185).

Dacă o organizație utilizează metoda de acumulare, luați în considerare plățile periodice pentru utilizarea unui program de calculator pe măsură ce acestea se acumulează (clauza 1 a articolului 272 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Situație: la calcularea impozitului pe venit, este necesar să se distribuie o plată unică pentru utilizarea drepturilor neexclusive asupra unui program de calculator? Organizația folosește metoda de angajamente.

Da nevoie.

Acest lucru se explică prin faptul că, conform metodei de angajamente, cheltuielile sunt recunoscute în perioada la care se referă. Dacă cheltuielile se referă la mai multe perioade de raportare, acestea trebuie distribuite.

Cheltuielile sunt anulate uniform (conform perioadelor de raportare). Perioada de anulare a cheltuielilor este determinată de un contract sau alt document (de exemplu, un formular de licență care indică perioada de valabilitate a acestuia)*.

În cazul în care perioada la care se referă cheltuielile nu poate fi determinată cu precizie (de exemplu, contractul de licență nu precizează perioada de valabilitate a acestuia), cheltuielile vor trebui anulate în cinci ani (clauzele 1 și 4 ale art. 1235 din Codul civil). al Federației Ruse)*.

Această procedură este stabilită de paragraful 1 al articolului 272 din Codul fiscal al Federației Ruse. Precizări similare sunt cuprinse în scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 23 aprilie 2013 nr. 03-03-06/1/14039, din 7 iunie 2011 nr. 03-03-06/1/331 și din 30 decembrie. , 2010 Nr 03-03 -06/2/225.

Contabilul-șef sfătuiește: există argumente care fac posibilă să nu se distribuie o plată unică pentru utilizarea unui program de calculator folosind metoda de angajamente, ci să o recunoască ca sumă forfetară. Ele sunt după cum urmează.

Cu metoda de acumulare, cheltuielile trebuie distribuite numai dacă termenii contractului prevăd încasarea de venituri în mai mult de o perioadă de raportare (alineatul 3, alineatul 1, articolul 272 din Codul fiscal al Federației Ruse). Prin urmare, dacă întâmpinarea veniturilor (livrarea software-ului) și efectuarea cheltuielilor (plata pentru software) au loc în aceeași perioadă, atunci nu este nevoie să distribuiți aceste cheltuieli. Ele pot fi anulate la un moment dat (în perioada la care se referă) (paragraful 1, alineatul 1, subparagraful 3, alineatul 7, articolul 272 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Cu toate acestea, având în vedere poziția Ministerului rus de Finanțe, acest drept va trebui, cel mai probabil, să fie apărat în instanță. În practica arbitrajului, există exemple de hotărâri judecătorești luate în favoarea organizațiilor (cumpărători de programe de calculator) (a se vedea, de exemplu, deciziile Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest din 9 august 2011 Nr. A56-52065/ 2010, Districtul Moscova din 8 decembrie 2008 Nr. KA-A40/10120-08, din 7 octombrie 2008, Nr. KA-A40/8215-08, Districtul Volga, din 16 februarie 2009, Nr. A55-9496/ 2008).

Un exemplu al modului în care cheltuielile pentru achiziționarea de drepturi neexclusive asupra unui program de calculator sunt reflectate în scopuri contabile și fiscale. Organizația aplică un sistem general de impozitare.

În aprilie a acestui an, Alfa CJSC a achiziționat o copie a unui program de calculator pentru contabilitate la un preț de 24.000 de ruble. (sub acord de licență). Organizația nu deține drepturi exclusive asupra programului de calculator. În luna mai, programul a fost instalat pe computerul contabilului.

Alpha folosește metoda de angajamente și plătește lunar impozitul pe venit.

Costurile achiziționării unui program de calculator se referă la mai multe perioade de raportare. Conform politicii contabile în contabilitate și contabilitate fiscală, astfel de cheltuieli sunt anulate în mod egal pe perioada aprobată prin ordin al șefului organizației. Perioada de anulare a cheltuielilor pentru achiziționarea unui program de calculator din ordinul șefului organizației este stabilită la 12 luni (perioada de valabilitate a contractului de licență).

În aprilie, contabilul Alpha a făcut următoarele înregistrări:

Debit 97 Credit 60
– 24.000 de ruble. – se iau in calcul costurile achizitionarii unui program de calculator.

Din luna mai a anului curent până în aprilie a anului următor, contabilul a reflectat anularea costului programului de calculator prin postarea:

Debit 26 Credit 97
– 2000 de ruble. (24.000 RUB: 12 ​​luni) – costul programului de calculator a fost anulat.

Din luna mai a acestui an până în aprilie a anului viitor, la calcularea impozitului pe venit, contabilul Alpha a luat în considerare costul unui program de calculator în valoare de 2.000 de ruble ca parte a altor cheltuieli.

Luați în considerare actualizările unei copii achiziționate a unui program de calculator ca parte a celorlalte cheltuieli ale organizației, pe baza paragrafului 26 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 19 iulie, 2012 Nr. 03-03-06/1/346).

O organizație nu poate doar să creeze un program de calculator pe cont propriu, ci și să-l cumpere.

Prin achiziționarea unui program de calculator, o organizație poate achiziționa:*

Drepturi exclusive asupra acestuia în temeiul acordului de înstrăinare;
drepturi de utilizare (drept neexclusiv, licență) conform unui acord de licență.*

Această procedură este stabilită de paragraful 1 al articolului 1233, paragraful 1 al articolului 1235 și articolul 1236 din Codul civil al Federației Ruse.

Drepturi de utilizare

Dacă o organizație a dobândit dreptul de a utiliza un program de calculator în baza unui acord de licență (drept neexclusiv, licență), atunci acest drept poate fi exclusiv sau neexclusiv.*

Dacă unei organizații i s-a acordat o licență exclusivă, aceasta este singura care utilizează programul pentru calculator în sfera drepturilor care i-au fost acordate. De exemplu, un program de contabilitate de gestiune a fost dezvoltat la ordinul unei organizații.* Conform contractului, organizația are drepturi exclusive de a utiliza programul în activitățile sale de afaceri, iar dezvoltatorul are drepturi exclusive asupra acestuia. Într-o astfel de situație, dezvoltatorul nu are dreptul de a furniza programul pentru calculator pentru a fi utilizat de către alte persoane, iar organizația nu are dreptul de a dispune de programul pentru calculator în alt mod decât utilizarea acestuia în activitățile sale.

Cu toate acestea, programul poate fi folosit și sub o licență simplă (neexclusivă). Apoi, proprietarul inițial al programului își păstrează dreptul de a încheia acorduri de licență cu alte organizații.*

Această procedură decurge din articolele 1235 și 1236 din Codul civil al Federației Ruse.

Contabilitatea programelor neincluse în imobilizările necorporale

În cazul în care nu sunt îndeplinite condițiile pentru recunoașterea unui program de calculator ca parte a imobilizărilor necorporale și, de asemenea, dacă acesta a fost primit pentru utilizare în baza unui contract de licență, reflectă costurile achiziției sale ca parte a:*

Cheltuieli amânate, dacă se stabilește o sumă fixă ​​pentru utilizarea unui program de calculator, care este transferată la un moment dat;
cheltuieli curente dacă se fac plăți periodice pentru utilizarea unui program de calculator. De exemplu, suma de plată lunară depinde de numărul de copii ale unui program de calculator vândut.

Această procedură decurge din paragraful 39 din PBU 14/2007, paragraful 18 din PBU 10/99.

Faceți următoarele înregistrări în contabilitate:

Debit 97 Credit 60 (76)
– se ia în considerare o plată fixă ​​unică pentru utilizarea unui program de calculator;

Debit (20, 23, 25, 26, 44...) Credit 60 (76)
– se iau în considerare plățile periodice pentru utilizarea unui program de calculator.

După punerea în funcțiune a programului pentru calculator, costurile achiziției acestuia, înregistrate ca cheltuieli amânate, sunt supuse ștergerii. Organizația stabilește în mod independent procedura de anulare a cheltuielilor aferente mai multor perioade de raportare. De exemplu, o organizație poate anula o singură plată unică pentru utilizarea unui program de calculator în mod egal pe perioada aprobată prin ordin al managerului.* Remediați opțiunea aplicată pentru anularea cheltuielilor amânate în politica contabilă pentru contabilitate scopuri (clauzele 7 și 8 din PBU 1/2008). Ștergeți costurile de achiziție a unui program de calculator, contabilizate ca cheltuieli amânate, utilizând următoarele intrări:

Debit 20 (23, 25, 26, 44...) Credit 97
– cheltuielile pentru achiziționarea unui program de calculator sunt anulate.

Contabilul-șef vă sfătuiește: în politica dumneavoastră contabilă în scopuri contabile, stabiliți aceeași procedură de anulare a cheltuielilor aferente mai multor perioade de raportare ca și în contabilitatea fiscală. În acest caz, diferențele temporare nu vor apărea în contabilitatea organizației.*

În plus, dacă unei organizații i-au fost transferate drepturile de utilizare a unui program de calculator (în baza unui acord de licență), acesta este recunoscut ca imobilizări necorporale primite pentru utilizare. Luați în considerare un astfel de program de calculator într-un cont în afara bilanțului. Acest lucru este menționat în paragraful 39 din PBU 14/2007. Planul de conturi nu prevede un cont separat în afara bilanţului pentru contabilizarea imobilizărilor necorporale primite pentru utilizare. Prin urmare, organizația trebuie să deschidă în mod independent un cont în afara bilanțului și să-l consolideze în politicile sale contabile în scopuri contabile. De exemplu, acesta ar putea fi contul 012 „Imobilizări necorporale primite pentru utilizare”:

Debit 012 „Imobilizări necorporale primite pentru utilizare”
– se ia în considerare costul drepturilor asupra unui program de calculator primit pentru utilizare (în baza unui acord de licență).

S.V. Razgulin Director adjunct al Departamentului de Politică Fiscală și Tarifară Vamală al Ministerului de Finanțe al Rusiei

Cel mai adesea, drepturile exclusive în scopuri contabile sunt luate în considerare ca parte a activelor necorporale (IMA). Pentru a face acest lucru, trebuie îndeplinite simultan următoarele condiții (clauza 3 din PBU 14/2007):

• organizația are documente care confirmă drepturile sale de utilizare a imobilizării necorporale;
• o imobilizare necorporală poate fi separată de alte obiecte;
• obiectul materialului necorporal nu are o formă materială;
• organizația nu intenționează să vândă drepturile asupra programului de calculator timp de cel puțin un an;
• un program de calculator este utilizat în realizarea de produse (lucrări, servicii) sau pentru nevoi de management;
• perioada de utilizare a programului pentru calculator depășește 12 luni;
• costul inițial al imobilizărilor necorporale poate fi determinat în mod fiabil.

Pentru ca un program să fie clasificat ca imobilizări necorporale în contabilitatea fiscală, trebuie îndeplinite următoarele condiții (clauza 3 a articolului 257 din Codul fiscal al Federației Ruse):

• organizația are documente care confirmă drepturile sale de utilizare a imobilizării necorporale;
• obiectul poate aduce beneficii economice (venituri);
• perioada de utilizare a programului pentru calculator depășește 12 luni.

Rezultă că dacă în contabilitate un obiect este clasificat ca imobilizări necorporale, atunci în contabilitatea fiscală acest obiect va fi recunoscut și ca imobilizări necorporale.

În contabilitate, un program de calculator trebuie contabilizat la costul istoric. Acest cost este egal cu suma tuturor costurilor pentru achiziția lui. Clauza 8 din PBU 14/2007 prevede că costul inițial al imobilizărilor necorporale crește cu valoarea cheltuielilor aferente achiziției bunului (instalare, aducere în stare de exploatare etc.).

Amortizarea și durata de viață utilă

Activele necorporale în valoare de până la 40.000 de ruble (din 2016 până la 100.000) de ruble pot fi anulate complet în contabilitatea fiscală la momentul punerii în funcțiune. Deoarece proprietatea de până la 40.000 de ruble nu este amortizabilă (clauza 1 a articolului 256 din Codul fiscal al Federației Ruse), costul imobilizărilor necorporale poate fi inclus în cheltuielile materiale (clauza 3 a clauzei 1 a articolului 254 din Codul fiscal al Federația Rusă).

Problema deprecierii fiscale a activelor necorporale evaluate sub 40.000 de ruble este controversată. Anterior, autoritățile de reglementare au luat poziția că toate activele necorporale trebuie amortizate, indiferent de valoarea lor (scrisoare a Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 25 februarie 2011 nr. KE-4-3/3006). Astăzi, din ce în ce mai multe scrisori de la Ministerul Finanțelor confirmă posibilitatea de a anula activele necorporale „de valoare mică” la punerea în funcțiune (scrisori de la Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 31.08.2012 N 03-03-06/ 1/450, din data de 09.09.2011 N 03-03-10/86, din data de 09.12.2010 N 03-03-06/1/765).

În contabilitate fiscală, durata de viață utilă a unei imobilizări necorporale se determină conform regulilor prevăzute la clauza 2 a art. 258 Codul fiscal al Federației Ruse. Ca regulă generală, perioada de utilizare a activelor necorporale poate fi specificată într-un contract sau brevet. In cazul in care perioada nu poate fi determinata din documente, ratele de amortizare se stabilesc pe baza unei durate de viata utila egala cu 10 ani (dar nu mai mare decat perioada de activitate a contribuabilului).

Pentru drepturile exclusive asupra programelor de calculator, contribuabilul are dreptul de a determina în mod independent durata de viață utilă, care nu poate fi mai mică de doi ani.

Nu există un criteriu de cost în contabilitate pentru determinarea proprietății amortizabile. Prin urmare, amortizarea trebuie calculată pentru toate imobilizările necorporale care au o durată de viață utilă cunoscută. Pentru imobilizarile necorporale cu durata de viata nedeterminata nu se acumuleaza amortizarea (clauza 23 din PBU 14/2007). Însă organizațiile trebuie să revizuiască în fiecare an perioada de utilizare a activelor necorporale, confirmând cea stabilită anterior sau efectuând modificări din motive obiective (clauza 27 din PBU 14/2007).

Dreptul exclusiv asupra unui program de calculator nu are o perioadă de valabilitate limitată. Prin urmare, în scopuri contabile, perioada de utilizare a unui program de calculator se determină în funcție de perioada în care organizația îl va utiliza (clauzele 26, 27 din PBU 14/2007). Dacă perioada nu este cunoscută, atunci aceasta poate fi stabilită egală cu 5 ani (clauza 4 a articolului 1235 din Codul civil al Federației Ruse).

Durata de viață utilă a unui program de calculator trebuie înregistrată în ordin (Partea 1, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011).

Pentru a evita discrepanțe în contabilitate și contabilitate fiscală, este mai recomandabil să se stabilească aceeași viață utilă a programului (pentru imobilizările necorporale în valoare de peste 40.000 de ruble).

Afișări la achiziționarea drepturilor exclusive :

Debit 20 (26, 44) Credit 05 - amortizarea lunară se acumulează cu ajutorul unui program informatic (amortizarea se acumulează din prima zi a lunii următoare celei de recepție a imobilizărilor necorporale în contabilitate (clauza 31 din PBU 14/2007).

Dacă o organizație anulează un program în valoare de până la 40.000 de ruble odată, atunci postările vor fi după cum urmează:

Debit 08-5 Credit 60 - se iau în calcul cheltuielile pentru achiziționarea unui program de calculator;

Debit 04 Credit 08-5 - programul pentru calculator a fost pus în funcțiune;

Debit 20 (23, 25, 26, 44) Credit 04 - costul imobilizărilor necorporale este luat în considerare la un moment dat ca parte a cheltuielilor materiale (doar în contabilitatea fiscală);

Debit 20 (23, 25, 26, 44) Credit 05 - amortizarea lunară a fost calculată cu ajutorul unui program de calculator (doar în contabilitate).

Drepturi neexclusive

Majoritatea programelor și sistemelor achiziționate au drepturi neexclusive și sunt achiziționate în baza unui acord de licență sau sublicență. Acest tip de drept nu poate fi clasificat ca active necorporale (clauza 3 a articolului 257 din Codul fiscal al Federației Ruse). Prin urmare, drepturile neexclusive sunt anulate în conturile de cheltuieli ca parte a altor cheltuieli (clauza 26, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Contabilitatea fiscală

În contabilitatea fiscală, un titular de licență care utilizează metoda de angajamente trebuie să distribuie costul programului de calculator pe durata acordului (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 31 august 2012 nr. 03-03-06/2/95) . Dacă contractul nu specifică o perioadă, atunci este necesar să se stabilească în mod independent perioada de anulare a cheltuielilor, pe baza principiului uniformității (alineatul 2, alineatul 1, articolul 272 din Codul fiscal al Federației Ruse, litera din Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 18 martie 2014 Nr. 03-03-06/1/11743 și din 18 martie 2013 Nr. 03-03-06/1/8161). Codul civil prevede că în cazul în care nu este determinată perioada de utilizare, contractul se consideră încheiat pe 5 ani (clauza 4 din art. 1235). La aceeași opinie aderă și Ministerul Finanțelor în scrisorile din 23.04.2013 nr.03-03-06/1/14039, 16.12.2011 nr.03-03-06/1/829.

Există, de asemenea, o practică judiciară opusă în ceea ce privește anularea drepturilor neexclusive. De exemplu, prin rezoluții ale Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 18 martie 2014 Nr. F05-1208/2014, din 28 decembrie 2010 Nr. KA-A40/15824-10, din 15 februarie 2010 Nr. KA -A40/190-10, s-a decis ca costurile dobândirii dreptului de utilizare a unui program de calculator pot fi anulate la un moment dat.

Așa cum se întâmplă adesea, opinia autorităților fiscale nu coincide cu opinia instanțelor. Dacă nu doriți să pierdeți timpul cu procedurile judiciare, este mai sigur să anulați costurile de achiziție a programelor de calculator în mod egal pe perioada de utilizare. Rețineți că instanțele au în vedere procedura de anulare a cheltuielilor, care este consacrată în politicile contabile ale organizației. Dacă decideți să anulați costurile de achiziție a drepturilor neexclusive la un moment dat, nu uitați să includeți acest articol în politica dvs. contabilă.

Conform metodei de numerar, cheltuielile includ sumele plătite efectiv (clauza 3 a articolului 273 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Plătitorii impozitului simplificat (venituri - cheltuieli) pot reduce baza de impozitare cu valoarea costurilor pentru dobândirea dreptului de utilizare a programelor de calculator (subclauza 19, clauza 1, articolul 346.16 din Codul fiscal al Federației Ruse, scrisoarea Ministerului Finantele Rusiei din 21 martie 2013 Nr. 03-11-06/2 /8830 si din 28.05.12 Nr. 03-11-06/2/70).

Contabilitate

În contabilitate, dreptul neexclusiv de utilizare a programului este luat în considerare ca parte a cheltuielilor amânate în contul 97 (clauza 39 din PBU 14/2007). Astfel de cheltuieli trebuie anulate pe durata contractului. Metoda de anulare a costurilor pentru dobândirea drepturilor neexclusive trebuie stabilită în politica contabilă. Pentru a evita diferențele temporare, setați o singură perioadă pentru utilizarea programului în contabilitate și contabilitate fiscală.

Dacă termenul limită nu este specificat în contract, organizația îl poate stabili independent în ordinea corespunzătoare. Dar în acest caz, este mai sigur să te ghidezi după normele Codului civil (articolul 1235) și să stabilești perioada de utilizare a programului de 5 ani.

Întrucât dreptul neexclusiv asupra produselor software al deținătorului dreptului de autor este un activ necorporal, licențiatul (destinatarul) trebuie să țină evidența acestui obiect într-un cont extrabilanțiar (clauza 39 din PBU 14/2007). Planul de conturi nu prevede un cont special în aceste scopuri, așa că puteți deschide un cont special în afara bilanţului, de exemplu 012.

Postări la achiziționarea de drepturi neexclusive:

Debit 97 Credit 60 — a fost dobândit dreptul de utilizare a programului (plată unică);

Debit 012 - licența (dreapta) pentru program este înregistrată într-un cont extrabilanțiar;

Debit 20 (23, 25, 26, 44) Credit 97 - o parte din cheltuielile viitoare este anulată (lunar).

Când vă reînnoiți licența costurile programului sunt de asemenea luate în considerare în mod egal (contul 97).

Important! Utilizarea programelor piratate se pedepsește (articolul 1252 din Codul civil al Federației Ruse, articolul 146 din Codul penal al Federației Ruse).

Actualizări software, servicii de abonament

Costurile pentru actualizarea și întreținerea lunară a programelor sunt considerate cheltuieli curente și pot fi anulate în momentul furnizării serviciului (clauza 26, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse, scrisoarea Ministerului Finanțelor). al Federaţiei Ruse din 27 noiembrie 2007 Nr. 03-03-06/1/826).

Debit 20 (23, 25, 26, 44) Credit 60 - costurile de actualizare (întreținere) a programului au fost anulate.

Cel mai adesea, programele de calculator au drepturi de utilizare neexclusive. Contabilitatea pentru astfel de produse software trebuie ținută folosind contul 97 „Cheltuieli amânate” și anulată în mod egal pe durata contractului. Nu trebuie să confundați programele de actualizare cu extensia lor, deoarece aceste costuri trebuie luate în considerare diferit.

Dacă aveți o întrebare despre contabilitate sau contabilitate fiscală, experții noștri sunt întotdeauna gata să vă ajute la rezolvarea acesteia.

Service Expert Standard

Rogacheva E.A.